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Costos con Ms Project

Costos.

Si se desea hacer un seguimiento económico de cara a saber si el proyecto se ajusta a un presupuesto fijado para su ejecución, deberemos asociar costos mediante unas tasas a cada uno de los recursos implicados (a su trabajo). De esta forma, las tareas se cuantifican económicamente y en consecuencia se puede saber cuanto cuesta cada tarea y en definitiva todo el proyecto, se podrán calcular desviaciones respecto al presupuesto inicial... Desde luego, es posible no  asociar costos en un proyecto, pero en ese caso no podrá hacerse, como es lógico, un seguimiento económico del mismo.

MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estándar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no está disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa están disponibles.

Desde el Menú de Ver - Hoja de recursos - (para introducir un nuevo recurso, ubicarse en la columna Nombre del recurso en la fila correspondiente al nuevo recurso y escribir el nombre para ese recurso. Luego, asociar el tipo de recurso: Trabajo o material) ..

Nota: Si se desea que para todos los nuevos recursos de tipo general o de horas extra las tasas sean unas predeterminadas, desde el lugar desde donde se configuran todos los productos Microsoft, es decir desde Menú Herramientas - Opciones, acudiremos a la solapa General y desde ese lugar especificaremos las tasas (la estándar predeterminada y la predeterminada para horas extras). Para concluir las predeterminaremos desde el botón correspondiente de Predeterminar.

Para los recursos de tipo material, se deberá especificar una etiqueta (siglas que identifican ese material), una unidad de medida (Tonelada, docena, metro lineal...) así como la tasa correspondiente.

- Costos fijos.

Existen algunas tareas que presentan siempre un costo fijo, como por ejemplo los de equipamiento o una subcontrata a destajo (se paga tanto por hacer una tarea de forma cerrada y fija).

- Acumulación de costos.

En Microsoft Project, los costos de recursos se prorratean de forma predeterminada. Su acumulación se distribuye a lo largo de la duración. Sin embargo, puede cambiar el método de acumulación para que los costos de recursos tengan efecto o bien al comienzo o bien al final de la tarea.

Menú Ver - Hoja de recursos - cuando estamos viendo los recursos en forma de tabla (Ver - Tabla) - Acumular.

Nota: Las tasas se asocian a los recursos y los costos fijos a las tareas.

- Estudio de costos.

Ver - Hoja de recursos - Tabla de costos.

Se pueden mostrar hojas de costos, costos acumulados, gráficas de recursos...

En el Menú de Proyecto - Información del proyecto - Estadísticas - Costo actual. Se pueden comparar el campo previsto y el campo real para ver las diferencias entre lo previsto y lo que realmente acontece en el aspecto económico en un determinado momento del proyecto, es decir si se ajuntan a las previsiones.

También desde ese punto, se pueden comparar los valores del campo actual y el campo restante, de ese modo se podrá comprobar si se dispone de liquidez para acometer el resto del proyecto hasta el final del mismo.

Revisión del proyecto.

Después de introducidas las tareas, de haber sido relacionadas unas con otras y engarzadas en el tiempo, después de haber introducido los recursos y de haber asignado a éstos los costos correspondientes, es necesario revisar si por ejemplo los plazos están bien definidos. Revisar el proyecto para cada uno de los momentos estratégicos llamados hitos. Si la fecha final del proyecto se ajusta a la real. Recorriendo las diversas vistas que MS Project proporciona, revisaremos las tareas y los recursos desde sus tablas correspondientes. Se hará un seguimiento de la ruta crítica...

Podemos obtener información general acerca de las fechas de comienzo y final del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales, acercando y alejando el Diagrama de Gantt mediante los zooms.

Menú Ver - Diagrama de Gantt  // Menú Ver - Zoom.

También se puede ajustar el zoom desde los botones correspondientes de acercar o alejar. .

Revisar, tras modificar los parámetros del proyecto, las fechas de inicio y finalización es muy conveniente.

Menú Proyecto - Información del proyectoEstadísticas.

Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, así como el trabajo y el costo total.

 - Identificar la ruta crítica.

Como ya se ha comentado, la ruta crítica es la marcada por aquellas tareas cuya modificación en su duración (recordemos que pueden existir demoras) afecta directamente sobre la fecha de finalización del proyecto. Es importante mimar el seguimiento de estas tareas y para ello MS Project cuenta con la posibilidad de realizar un filtrado de tal manera que solamente se vean como protagonistas dichas tareas:

Menú Ver - Diagrama de Gantt. La ruta crítica se manifiesta como unas tareas con un formato diferente. Dicho formato se puede modificar mediante el asistente para diagramas de Gantt que tiene el programa MS Project.  Asistente para diagramas de Gantt .

Los filtros de establecen desde el Menú de Proyecto - Filtro para - Tareas críticas.

- Utilizar las vistas diferentes.

- Personalizar las vistas.

Esto es posible desde Menú Ver - Vistas - Mas vistas así como Menú de Ver - Tabla - Mas tablas.

- Filtrado de información.

Si deseamos concentrarnos únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, podemos aplicar un filtro a dicha vista. Podemos especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan los criterios que establezcamos.

Nota: No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a vistas de tareas. Existen Autofiltros que mediante unos triangulitos a la derecha de cada titulo de campo nos permiten establecer las condiciones o criterios "in situ" de forma cómoda. Igual que en Access o Excel (si se conocen).

- Ordenación de los datos.

Desde el Menú de Proyecto - Ordenar - Ordenar por.

Existen múltiples posibilidades de ordenación que serán estudiadas a fondo en el capítulo correspondiente de este curso.

Ajustes de la programación.

Después de plasmar todos los elementos que se acaban de describir en el guión anterior (los pasos que hemos descrito), es posible que tras revisar todo, la fecha límite del proyecto no se vea cumplida. Por este u otros motivos, es posible, es frecuente tener que reconducir el proyecto: Revisar los plazos de las tareas que componen la ruta crítica, ver si es posible adelantar o marcar un tiempo de adelanto a ciertas tareas, si hay fechas que se deben cumplir de forma ineludible, es decir, establecer unas delimitaciones, si existen recursos sobre asignados, si otros recursos se pueden reasignar... Por estos u otros motivos, va a ser preciso reajustar el proyecto siempre de cara a conseguir el objetivo propuesto inicialmente en el proyecto, en el plazo y bajo el presupuesto establecidos en el plan inicial.

- Comprobar la dependencia entre tareas.

MS Project, en principio, cuando se vinculan dos tareas, el tipo de vínculo que establece es de fin a comienzo. Quizás sea preciso modificar el tipo de vínculo entre algunas tareas de cara a reducir y adelantar la fecha de fin de proyecto, es decir estructurar de nuevo los vínculos entre ciertas tareas.

Esto se realiza, estando en la vista de diagrama de Gantt y haciendo doble clic en la línea de vínculo que une las dos tareas en cuestión.

Nota: Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. Si nos aparece el cuadro de diálogo Estilos de barra, probablemente esto se deba a que no hemos hecho clic exactamente en el vínculo entre tareas y tendremos que cerrar el cuadro de diálogo y hacer doble clic de nuevo en dicho vínculo.

Si revisando el diagrama de Gantt observamos que dos tareas se pueden realizar simultáneamente, la dependencia entre ellas quizás nos convenga cambiarla a de tipo comienzo - comienzo (CC), mientras que si dos tareas deben finalizar en la misma fecha, la dependencia la cambiaremos a fin - fin (FF). Estos cambios repercutirán probablemente en la ruta crítica por lo que la fecha de final del proyecto se va a ver modificada favorablemente.

- Posposiciones o adelantos de tareas. Solapamientos de tareas.

Desde la propia ventana que aparece al hacer doble clic sobre la línea de vínculos también se pueden modificar los tiempos de posposición (en valores absolutos -tantos días- o bien en forma de porcentajes del tiempo total de las tareas). Un adelanto es, como ya hemos comentado una posposición negativa (-2 en valor absoluto o bien -20% en forma de porcentaje respecto de la duración de la tarea predecesora).

Por ejemplo: Los instaladores de las líneas telefónicas e informáticas, pueden comenzar a cablear las tomas de teléfonos y ordenadores antes de terminar de panelar en madera las paredes, podemos por lo tanto, aprovechar el tiempo de forma más eficaz empezando la tarea "Cablear tomas de telefonía e informática" a mitad del proceso de panelado de paredes que involucra las salidas para los enchufes con las tomas de línea (se pueden poner las tomas después de paneladas esas zonas, pero sin necesidad de esperar a terminar por completo el panelado y remate de todas las paredes del local). Para ello, se configura un tiempo de adelanto entre la terminación de "Panelado de paredes" y la de "Cablear tomas de telefonía e informática". Así se habrá adelantado en una pequeña parte la finalización de estas tareas y quizás también se habrá adelantado la fecha de finalización del proyecto.

Mediante estos ajustes se obtiene un modelo mas exacto de la forma en la que se va a realizar el trabajo.

Asignación de mas recursos a las tareas.

Esta es una forma eficaz de reducir los tiempos de programación. Si se asignan mas recursos a las tareas, como ya hemos comentado, el tiempo que se emplea para realizarlas se reduce (si se necesitan 2 días con un operario para realizar una tarea, quizás con 2 operarios, el tiempo se reduzca a un día).

Desde el Menú Ver - Recursos se pueden observar las asignaciones de recursos y tareas para ver las disponibilidades.

Recordemos: La situación de la casilla de verificación de Condicionada por el esfuerzo incide en la forma en que el proyecto es afectado por el aumento de asignaciones de recursos a una tarea.

División de tareas.

Como ya hemos comentado es posible establecer "cortes" en la realización de ciertas tareas (por ejemplo es preciso dejar 1 día antes de dar una segunda mano de pintura sintética a las columnas).

Guardar el Plan.

A medida que se avanza en el proyecto es preciso almacenar el plan en un dispositivo seguro como por ejemplo el disco duro del ordenador.

Al guardar un proyecto es interesante hacerlo con lo que se ha dado en llamar la línea de base. La línea de base es como un guión con la trayectoria de todo el proyecto. Gracias a la línea de base es posible establecer comparaciones del proyecto de MS Project frente a la evolución real del mismo:

- Como marchan las tareas respecto a lo programado.
- Que trabajo han realizado los recursos.
- Si el presupuesto se atiene a lo previsto.

Para poder realizar estos seguimientos, MS Project se apoya en los conceptos de plan previsto (el plan original que inicialmente se estipuló -hasta 11 se pueden almacenar pro proyecto-), plan provisional (conjunto de fechas de comienzo y de fin que en un punto determinado del proyecto pueden ser guardadas -hasta 10 se pueden almacenar por proyecto-) y plan actual (es el real que tiene lugar en un momento dado).

Es posible guardar hasta 11 líneas de base diferentes. La información de línea de base se almacena en los campos Comienzo previsto, Fin previsto, Trabajo previsto, Duración prevista y Costo previsto.

La operación se hace desde el Menú de Herramientas - Seguimiento - Guardar línea de base.

Las líneas de base también se pueden borrar.

Para poder hacer las comparaciones, en determinados puntos o momentos del proyecto es posible guardar planes provisionales desde el mismo panel anterior.

Información: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los campos Comienzo y Fin. Podemos mostrar estas fechas de plan provisional agregando los campos Comienzo y Fin a una tabla. Pero esto ya se verá mas adelante.

Conclusión.

Si hasta este punto de este primer capítulo, las ideas principales han sido asimiladas, es ahora el momento de repasar los conceptos mas importantes que han surgido mediante el siguiente glosario de términos, en caso contrario, recomiendo volver a estudiar de nuevo y desde el principio los conceptos que se han expuesto ya que la gestión de proyectos quizás sea algo nuevo y que, como a mi, al principio cuesta bastante comprender en su terminología y conceptos, retener y asimilar.

A la vista de todo lo anterior, el programa MS Project en definitiva, nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. Con MS Project nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo. Las fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que además mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...) es una potente herramienta que a partir del próximo capítulo vamos a desmenuzar progresivamente. Ánimo.


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