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Curso de Access 2007 Avanzado

2 - Consultas de Selección Complejas

Nota Importante: Para comprender correctamente la practicidad y utilidad de cuanto se va a explicar en éste capítulo y los capítulos siguientes, es preciso imaginarse una tabla de trabajo con cientos o miles de registros (socios, clientes, artículos, pedidos...), de otro modo algún usuario podría pensar que realizar las operaciones "a mano" serían más simples y eficaces. En los próximos capítulos de éste curso basaremos el trabajo, para ver las diferentes opciones de Access, en la base de datos llamada Socios_del_club.accdb, que se facilita <hacer clic en el enlace que hay en el propio nombre de la base de datos para trabajar con Access 2007>.

El curso está pensado para realizarse con la nueva versión de Access 2007. Por ello, los archivos facilitados tienen la extensión .accdb que como debes recordar es la extensión propia de las bases de datos generadas con la versión de Access 2007. No obstante, también os facilito la misma base de datos en formato propio de las versiones de Access XP, 2002 y 2003 por si todavía no tuvierais disponible la nueva versión de Access. Sólo tienes que hacer clic en el enlace facilitado antes para descargarte la base de datos de Socios del Club para trabajar con las versiones anteriores de Access.


Concepto de consultas en Access (R).

Las consultas son objetos de la base de datos (que aparecerán en el panel de exploración de objetos de Access 2007) que permiten seleccionar un conjunto de registros (de una o varias tablas) con los que poder trabajar en un momento determinado. Una consulta es un filtro sofisticado.

Las consultas permiten:

  • Visualizar los registros que cumplen una determinada condición.
  • Visualizar a la vez datos de distintas tablas (deberán estar relacionadas).
  • Ver determinados campos de los registros que cumplen la condición, colocados a voluntad.
  • Ordenar a capricho y representar de distintos modos los registros seleccionados.
  • Calcular nuevos valores, para cada uno de los registros, a partir de los datos almacenados en una tabla.
  • Calcular parámetros estadísticos, referidos a todos o algunos registros (sumas, promedios,...).

Las consultas pueden ser de varios tipos:

  • Consultas de selección: Son aquellas que permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan plantear sobre los datos introducidos en las tablas. Estas consultas permiten seleccionar datos de varias tablas a la vez (pero deberán estar relacionadas).
  • Consultas de acción: Son aquellas que permiten realizar diversas operaciones (acciones) con los datos de una tabla, de modo automático: Añadir registros procedentes de una tabla a otra, actualizar u operar con los datos de un campo de una tabla, eliminar registros de las tablas, crear tablas con ciertos datos de otra,...
Advertencia: Si en una consulta, por error se "baja" a la tabla inferior (la "parrilla" de campos y criterios) un campo más de una vez (repetido) cuando se ejecute la consulta ese campo duplicado aparecerá con un encabezado que en vez de presentar el nombre del campo presenta un titulo de la forma ExprNNNN. Sencillamente desde la pantalla de diseño de la consulta, se elimina la aparición de ese campo duplicado y queda solucionado el problema.


Crear una consulta de selección (R).

Las consultas de selección permiten realizar preguntas a una base de datos con el fin de obtener una información concreta, que puede provenir de una o varias tablas.

La respuesta a dicha pregunta se presenta en una Hoja de Respuestas dinámica. Su apariencia es similar a la de una tabla, la información se presenta en filas y columnas. Cualquier modificación de los datos que se realice en estas hojas, se actualizará en las tablas de donde proceden dichos datos.

Para crear una consulta de selección los pasos a seguir son:

  1. En la Cinta de Opciones de Access 2007, en la Ficha Crear, hacemos clic en la orden "Diseño de Consulta" del grupo Otros.

  1. Se visualizará la ventana de diseño de la consulta.
  2. En el cuadro de diálogo que se muestra en primer plano sobre la ventana de diseño (cuadro de diálogo "Mostrar tabla") establecer las tablas o consultas que van a ser la base de la nueva consulta. Para ello hacer doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar.

  1. Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que se van a utilizar (de momento se va a trabajar únicamente con una tabla), hacer clic en el botón Cerrar. Se visualizarán las tablas en la parte superior de la ventana de diseño de consultas, tal y como muestra la figura siguiente:

  1. Establecer los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden más conveniente. Para ello basta con hacer doble clic sobre cada uno de los campos a incluir, o seleccionarlos y arrastrarlos hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo de la "parrilla" inferior.

  1. En la fila Orden establecer el tipo de ordenación que se requiere (ascendente, descendente y sin orden), recordando que los registros se ordenarán en primer lugar por el campo situado más a la izquierda y posteriormente por los campos "bajados" y situados a la derecha del mismo, de forma correlativa.
  2. En la fila Mostrar, establecer la visualización o no de los campos que se utilizan para la consulta (puede ser que se precise un campo, por ejemplo para ordenar por él, pero que no se desee visualizar el mismo, es decir, un campo puede estar involucrado en la consulta pero no se desea mostrar en el resultado). Para visualizar los datos de un campo basta con que esté activada la casilla Mostrar correspondiente al mismo.
  3. En la fila Criterios, introducir los criterios que deben cumplir los registros que se quieren seleccionar. En apartados posteriores se especifica la forma de introducir los mismos.
  4. Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de accesos rápidos de Access 2007 y, a continuación, indicar el nombre de la consulta en el cuadro de diálogo que se muestra.

  1. Si se cierra la ventana de consulta (por ejemplo mediante el botón de cerrar ) y no se ha guardado la consulta creada, Access muestra un mensaje de advertencia permitiendo almacenar los cambios en ese momento asignando nombre a la consulta en el caso de que no lo tuviera.

  1. Seleccionar la opción Ejecutar del Grupo Resultados, dentro de la ficha de diseño de la consulta.

  1. Se visualizarán los datos correspondientes a la consulta en una hoja de respuestas dinámica.
  2. Para volver, desde la tabla de resultados, a la pantalla de diseño de la consulta basta con pulsar sobre el botón superior izquierdo que siempre está asociado al concepto de diseño, en la ficha Inicio:

Advertencia: Si en una consulta, por error se "baja" a la tabla inferior (la "parrilla" de campos y criterios) un campo más de una vez (repetido) cuando se ejecute la consulta ese campo duplicado aparecerá con un encabezado que en vez de presentar el nombre del campo presenta un titulo de la forma ExprNNNN. Sencillamente desde la pantalla de diseño de la consulta, se elimina la aparición de ese campo duplicado y queda solucionado el problema.


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