Curso de Access XP Básico

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en relación a la información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente.  Los campos de una tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar en los campos, éstos, los datos, pueden ser de varios tipos.

Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuación.

• TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).
• MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el argumento de una película...
• NUMÉRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas...
• FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno,  fecha de nacimiento, hora de entrada...
• MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un  volumen de compras...
• AUTONUMERICO: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de orden...
• SÍ/NO: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...
• OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. Se asociará al campo un archivo .jpg únicamente.
• HIPERVÍNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que lleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.

Las propiedades que se establecen para los campos varían en función del tipo de dato que se va a introducir en los mismos. Cuando nos encontramos en la pantalla de de diseño de la tabla, las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan bajo dos fichas (o solapas superiores), General y Búsqueda, situándose en la primera de ellas, las propiedades son las que se pasan a detallar a continuación:

Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá contener un campo si es de tipo texto. Para cada carácter que se vaya a introducir como valor en el campo, habrá que reservar un espacio para él, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 50, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor.

Si el campo en cuestión cuyas propiedades se están definiendo es de tipo numérico al situar el cursor sobre esta opción aparecerá, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha negra. Si se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones:

• Byte: admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. número hijos, edad...). Ocupa 1 byte de espacio en el disco del ordenador.
• Entero: admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla, páginas libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco.
• Entero largo: admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas vuelo de un piloto...). Ocupa 4 bytes.
• Simple: admite valores comprendidos entre -3,4 x 10³⁸ y 3.4 x 10³⁸, permitiendo hasta siete decimales. Ocupa 4 bytes.
• Doble: admite valores comprendidos entre -1,797 x 10³⁰⁸ y 1,797 x 10³⁰⁸, permitiendo hasta quince decimales. Ocupa 8 bytes. (prácticamente cualquier número sería admitido).

El resto de los campos (a excepción de los de texto en donde el usuario les asigna la longitud en virtud de los caracteres que se deseen como tamaño máximo) no disponen de esta propiedad. Ya que el tamaño se lo adjudica Access automáticamente y no es modificable por el usuario.

Es conveniente ajustar el tamaño de los campos al mínimo necesario, ya que hará aumentar la velocidad de ejecución y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamaño del campo más espacio de disco se requiere.

Permite establecer la forma en que se verán los datos introducidos en un campo. Determina la presentación de números, fechas, textos y valores Sí/No en distintos formatos.

Al acceder al cuadro de texto Formato, aparecerá a la derecha del mismo el triangulito negro que indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de formato, en función del tipo de dato contenido en el campo, de que se dispone.

El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado. En el campo se almacenan los valores sin formato, "desnudos".

La propiedad formato, también permite al usuario, además de poder elegir entre los posibles valores disponibles para esta propiedad, teclear el formato personalizado bajo el cual el usuario desea ver el contenido de este campo, por ejemplo, de tipo numérico o bien moneda. Existen varios caracteres que se pueden utilizar para establecer un formato. Algunos ejemplos de estos caracteres son:  #  0  <  >...
Por ejemplo el formato: #.##0 €;-#.##0 € hará que las cantidades monetarias se presenten con puntos en los miles y millones, con dos caracteres decimales y el símbolo del Euro separado de la cifra una posición y por la derecha.
Como se aprecia en este formato, son dos partes separadas por punto y coma. La primera parte representa la forma en la que se visualizarán las cantidades monetarias positivas y la segunda parte la forma en que se visualizarán las cantidades negativas (por eso lleva un signo menos por su izquierda).

Cuando el campo es de tipo texto, introduciendo como formato el símbolo de > (mayor que) se obliga a Excel a que, independientemente de como se tengan bloqueadas o no las mayúsculas en el teclado, el texto que se introduzca en el campo será presentado en letras mayúsculas.
Si el formato se establece en < (menor que) los contenidos de texto introducidos en este campo se verían convertidos a tipo de letra minúscula (solo visualmente, no almacenados).

El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del campo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al diseñar Formularios o Informes.

Si se omite esta propiedad, Access utilizará como título el nombre del campo correspondiente.

El valor que se introduce en esta propiedad, aparece en el campo al añadir un nuevo registro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayoría de los registros que van a ser introducidos. Por ejemplo, para el campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la gran mayoría de nuestros clientes son de La Rioja, podríamos establecer como valor predeterminado La Rioja. Si un cliente  cuya ficha estamos introduciendo es de La Rioja, bastará con pulsar la tecla Intro (ahorro de tiempo y teclado). De no ser un cliente de La Rioja, se teclea el valor de la provincia correspondiente y ya está.

Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introducción de un dato en el campo.

Al activar esta casilla con el valor en Sí, Access crea un índice para el campo, lo que permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Si por ejemplo, en un libro disponemos de un índice, buscaremos más rápidamente un determinado concepto que si no disponemos de índice. En Access esta propiedad dispone de tres opciones:

• No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice.
• Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo.
• Sí (Sin duplicados): crea un índice único para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo.

En un Gestor de Base de Datos como Access, esta propiedad es muy importante ya que de su elección correcta va a depender la eficiencia en cuanto a velocidad de utilización de nuestra base de datos.

Como regla válida podríamos establecer que cuando por un campo se vaya a buscar en la tabla con frecuencia o se vaya a necesitar ordenar con bastante frecuencia, ese campo deberemos especificarlo como indexado Sí. Esto no significa que si definimos dicho campo como indexado No no se vaya a poder ordenar buscar. Claro que sí podremos realizar dichas opciones, solo que se realizarán más lentamente que si hubiéramos definido la propiedad de indexado en Sí.

El usuario frente a estos consejos puede estar pensando que entonces merece la pena definir todos los campos con la propiedad de indexado en Sí. Lo aconsejable es definir con la propiedad indexado en sí, solamente a los campos que lo necesiten. Pensar que se va a crear un índice por cada campo con esta propiedad, y que los índices ocupan sitio (bytes) y por lo tanto "engordan" nuestra base de datos.

En cuanto a si será con o sin duplicados decir que si ese campo va a admitir valores que se pueden repetir a lo largo de la tabla (va a tener duplicidades) será indexado sí con duplicados y de contener valores únicos y que no se repiten a lo largo de la tabla, indexado sí sin duplicados.