Curso de Access XP Básico

Una clave principal es un elemento más de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo más sencillo y frecuente) o varios campos, que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca.

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

• Acelera las consultas.
• Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal.
• Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones.
• Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access.

Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila.
2. Seleccionar la opción Clave principal del menú Edición, o bien hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. En el selector de las filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado sí sin duplicados, ese puede ser el campo idóneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder  que sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo como clave principal: y de no existir ningún campo como indexado sí sin duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado sí sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.

Existen dos posibilidades de visualizar una tabla, el modo Vista Diseño (su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualización de información), que muestra los datos introducidos en la tabla estableciéndolos en filas y columnas, cada campo en una columna y cada registro en una fila.

Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma rápida a través de sus botones (esquina superior izquierda).

Vista Diseño: para visualizar y modificar el diseño del objeto seleccionado.

Vista hoja de datos: visualización normal de tablas o consultas.

Las operaciones con los datos se van a realizar en la visualización Vista Hoja de datos. La Vista Diseño se utilizará para establecer los campos y sus propiedades.