A lo largo de este capítulo se van a explicar los procedimientos que permitirán realizar un mantenimiento de la base de datos fundamentalmente en el terreno de las tablas y de la información que albergan: Introducir nuevos registros (altas), eliminar registros que ya no sean útiles (bajas), modificar datos que hayan cambiado (modificaciones), buscar la información deseada (consultas), personalizar el aspecto con el que se van a visualizar los datos en la tabla (modificar el tamaño de filas y columnas, ocultar y visualizar filas y columnas, etc...). También además de buscar en las tablas los datos requeridos, veremos como ordenarlos y filtrarlos para obtener de la tabla solo la información que cumpla unos requisitos, es decir, unas condiciones. Veremos la forma de obtener la información que nos interese.

Todas estas operaciones se van a realizar desde la ventana de la tabla Vista Hoja de datos, por lo que a lo largo del tema se hará referencia a la misma.

Hasta ahora sólo se han establecido y definido los campos así como sus propiedades, por lo cual si se accede a la Vista Hoja de datos, se observa que la tabla no presenta ningún registro, ya que aún no se han introducido datos en ella. Por tanto, la fase siguiente consiste en introducir datos en la tabla, generando de esta forma los registros (registro es el equivalente a ficha de un archivo tradicional).

Para comenzar a introducir datos hay que situar el cursor en el campo en el cual introducir datos, en el registro que aparece en blanco en la ventana Vista Hoja de datos y que presenta el siguiente icono a la izquierda del mismo .

Al empezar a introducir el dato el icono anterior presenta el siguiente aspecto . Esto indica que en esa fila, que en ese registro, se están introduciendo datos. También podemos observar como debajo del registro se presenta un nuevo registro en blanco, representado por el icono a su izquierda, esto indica la posibilidad de introducir un nuevo registro.

Según se introducen los valores en cada uno de los campos de un registro éstos se van guardando en la base de datos. De campo a campo se avanza mediante la tecla Intro o bien mediante la tecla de tabulación.

De este modo se pueden introducir tantos registros como sean necesarios. Una vez introducidos los registros se podría cerrar la tabla. Desde el panel de tablas vemos la tabla como elemento, y para volver a ver los datos basta con abrirla simplemente haciendo doble clic en ella. De desear añadir más registros, lo podremos hacer pulsando sobre el botón de la barra de herramientas o bien desde al botón similar que encontramos en la parte inferior izquierda de la tabla junto a los botones de avance, retroceso, primer registro, último registro . También para añadir más registros lo podremos realizar entrando en el menú de insertar:

Una vez introducidos registros en una tabla es posible realizar modificaciones en la estructura de la tabla. Los pasos a seguir son:

1. Establecer la visualización Vista Diseño.
2. Realizar los cambios que sean necesarios, cambiar el nombre de los campos, el tipo de dato, las propiedades, o incluso introducir nuevos campos.
3. Acceder a la visualización Vista Hoja de datos. El programa detecta las modificaciones y presenta el siguiente mensaje:   

   

4. Antes de cambiar la visualización de la tabla es necesario guardarla, por lo cual hacer clic en el botón Sí.
5. Se pueden establecer tantos cambios como sean necesarios. Una vez realizados los mismos hacer clic sobre el botón Cerrar, de la barra de títulos de la tabla, para cerrarla y visualizar la ventana de la base de datos.

Para realizar modificaciones en la tabla basta con situar el cursor en el apartado que se quiera modificar, haciendo clic sobre él o a través del teclado. En este último caso las teclas y funciones de las mismas son:

• Con las flechas é y ê se accede a la fila superior e inferior respectivamente.
• Para acceder al panel de Propiedades, del campo seleccionado, se pulsa la tecla F6.
• Las teclas Tabulador y Mayús+Tabulador desplazan el cursor a la columna siguiente y anterior respectivamente.

Haciendo doble clic sobre un apartado de propiedades se selecciona el texto que hay en él pudiendo suprimir el mismo con la tecla Supr o tecleando el nuevo valor.

Para insertar un nuevo campo entre dos ya existentes, hay que situar el cursor en cualquier parte de la fila inferior y a continuación seleccionar la opción Filas del menú Insertar, o bien hacer clic sobre el botón Insertar filas de la barra de herramientas.

Para eliminar un campo ya existente, seleccionar la opción Eliminar fila del menú Edición, o hacer clic sobre el botón Eliminar filas de la barra de herramientas, con el cursor situado en cualquier parte de la fila.