Curso de Access XP Básico

Cuando nos encontramos en vista Hoja de Datos (visualizando el contenido y los datos de la tabla), en la parte inferior izquierda de la ventana de la tabla están situados los botones de desplazamiento que muestra la figura siguiente:

El cuadro de texto central, indica el número de registro en el que se encuentra situado el cursor, apareciendo a la derecha de los botones el número total de registros que están introducidos.

Los botones de la barra, de izquierda a derecha, permiten desplazarse al primer registro, al registro anterior, al registro siguiente y al último registro respectivamente. Las mismas opciones se pueden tomar del submenú desplegado al seleccionar la opción Ir a del menú Edición.

Para acceder directamente a un número concreto de registro hay que escribirlo en el cuadro de texto central y pulsar Intro (tecla Enter). Para escribir el número de registro, pulsar la tecla F5, o bien hacer doble clic sobre el número del cuadro de texto, y a continuación teclear el número del registro.

Para realizar desplazamientos, sobre todo entre campos, también se utiliza frecuentemente el teclado, siendo las teclas más utilizadas las siguientes:

• La tecla Tabulador o Intro: se desplaza el cursor al siguiente campo. Si el cursor se encuentra en el último campo de un registro se situará en el primer campo del registro siguiente.
• Las teclas Mayús+Tabulador: se desplaza el cursor al campo anterior (retrocede). Si el cursor se encuentra en el primer campo de un registro se situará en el último campo del registro (o fila) anterior.
• La tecla Inicio: se desplaza el cursor al primer campo del registro en el que se encuentra.
• La tecla Fin: se desplaza el cursor al último campo del registro en el que se encuentra.
• Las teclas é y ê : se desplaza el cursor al mismo campo del registro anterior y posterior respectivamente.
• Las teclas AvPág y RePág: se desplaza el cursor al primer registro de la página siguiente o anterior.
• Las teclas Ctrl+Inicio y Ctrl+Fin: se desplaza el cursor al primer campo del primer registro y al último campo del último registro respectivamente.

A éste proceso, se le conoce como proceso de Altas. Para añadir nuevos registros a una hoja de datos (ya se ha comentado) los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la opción Nuevo registro del menú Insertar, o hacer doble clic sobre el botón Nuevo registro, situado en parte inferior de la ventana . El cursor se sitúa en el primer campo de un registro en blanco situado bajo el último registro.
2. Teclear los datos del nuevo registro, pulsar la tecla Intro o Tabulador para pasar de un campo a otro.
3. Tras introducir el dato en el último campo pulsar la tecla Intro o Tabulador, el registro quedará almacenado y se presentará otro nuevo registro en blanco.

De existir un primer campo en la estructura de la tabla de tipo Autonumérico (por ejemplo un código), al posicionarnos en él con intención de insertar un nuevo registro, en ese campo, inicialmente aparece el valor (Autonumérico) pero cuando saltamos al siguiente campo por su derecha y comenzamos a introducir los primeros caracteres de contenido, ese "letrero" se reemplaza por el valor numérico siguiente al último asignado como autonumérico por Access para este campo en registro anterior.

Es posible introducir nuevos registros sin necesidad de visualizar los ya existentes, los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la opción Entrada de datos de menú Registros. Se mostrará la tabla vacía.
2. Introducir los datos de los nuevos registros.
3. Tras introducir los datos seleccionar la opción Quitar filtro/ordenar del menú Registros, para volver a visualizar todos los registros de la tabla.

Es posible modificar los datos que contienen los registros introducidos, sin más que situar el cursor en el campo que se quiere modificar y establecer los cambios necesarios en el dato que contiene, pudiendo también eliminar el dato y dejar el campo en blanco o a cero.

Se puede acceder al campo que se va a modificar haciendo clic sobre él o a través del teclado, como ya se ha indicado anteriormente. En este último caso, al situar el cursor en un campo, el dato contenido en él queda resaltado, siendo reemplazando automáticamente si se introduce otro valor, por lo cual, si no se quiere sustituir el dato sino modificarlo, se deberá pulsar la tecla F2 o picar con el ratón en el campo.

De este modo tan sencillo se pueden cambiar datos que han sido mal introducidos, modificar datos que han variado o bien introducir datos que no se habían introducido anteriormente.

Es posible que en alguna ocasión algunos de los registros introducidos en una base de datos dejen de ser necesarios. Su eliminación de la base de datos es sencilla si bien hay que tener presente que el proceso es irreversible, por lo cual hay que tener muy claro que el registro ya no va a ser necesario.

Para eliminar un registro basta con activar el mismo, situando el cursor en uno de sus campos, y seleccionar la opción Eliminar registro del menú Editar, o bien hacer clic sobre el botón Eliminar registro de la barra de herramientas.

Es posible eliminar varios registros a la vez, siempre que éstos estén contiguos. Para ello hay que seleccionar el primer registro haciendo clic sobre su selector   (cuadro gris situado a la izquierda del primer campo de cada registro) y, sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo hacia abajo hasta el último registro que se quiere eliminar. Los pasos siguientes son los mismos que para un registro, pudiendo también, en este caso, ser eliminados pulsando la tecla Supr.