Curso de Access XP Básico

Dada la importancia de los datos que se tienen en las tablas, sobre todo en las tablas denominadas maestras (las que contienen la información principal a lo largo de todo un proceso de gestión) es interesante adquirir el hábito de realizar asiduamente copias de seguridad de las tablas con una periodicidad prefijada de antemano en el puesto de trabajo. Por ejemplo, todos los miércoles y viernes, se realizará una copia de seguridad de la tabla socios (o clientes, o pedidos, o aquellas para las que requiramos un nivel de seguridad mayor). Si se perdiera la tabla original por la causa que fuera, siempre podríamos retomar el proceso a partir de la tabla de seguridad renombrándola de nuevo como la original.

¿Como hacerlo?

Posicionándonos sobre la tabla en el panel de tablas, haciendo clic con el botón derecho del ratón,  se presenta el menú de contexto de la tabla. Elegimos la opción Copiar. A continuación, posicionándonos en cualquier lugar vacío del panel de tablas, desde el menú de contexto de nuevo, elegimos la opción de Pegar. Se nos solicita el nombre para la nueva tabla, réplica (sin vinculación) de la original. Una buena estrategia puede ser asignarla nombres del tipo: "Seguridad socios 15 de enero del 2.003". Al realizar la copia de original el siguiente día asignarle el nuevo nombre que recuerde la fecha en que fue realizada borrando a continuación la copia de seguridad previa (para que no se nos vayan acumulando).

En Access XP, en el centro de control de la base de datos, en el panel izquierdo donde tenemos las solapas de Tablas, Consultas, Formularios... disponemos en la parte inferior de la posibilidad de crear grupos, a modo de carpetas. Nos podríamos crear un grupo llamado Seguridad y en él albergar accesos directos a las tablas de seguridad así como accesos directos a ciertas consultas (se verán en otros capítulos posteriores) o cualquier objeto que deseemos tener "aparte" pero organizado.

Para crear un grupo nuevo, bastará con llamar al menú de contexto estando con el puntero señalando dentro del apartado Grupos (debajo de un grupo que inicialmente viene llamado Favoritos). Se elige del menú de contexto la opción Nuevo Grupo. También mediante el menú de contexto sobre un grupo creado podríamos cambiarlo de nombre, eliminarlo...

En los puntos siguientes se establecen los procesos que permiten personalizar el aspecto con que se visualizan los datos de una tabla en la Vista Hoja de datos. Podemos asignar un tipo de letra a los mismos, dar formato a las celdas, modificar el tamaño de filas y columnas e incluso ocultar y visualizar columnas.

Todas estas opciones se encuentran en el menú Formato (forma).

Hay que tener en cuenta que la modificación del tipo de letra afecta a la fuente con que se visualiza toda la tabla. Los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la opción Fuente del menú Formato. El cuadro de diálogo que aparece es el que muestra la figura siguiente.

   

2. Establecer las opciones que se quieren modificar.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar para aplicar el tipo de letra seleccionado en la tabla.

También en este caso los cambios realizados en cuanto al formato de las celdas afectarán a todas las de la tabla.

Para establecer el formato de las mismas los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la opción Hoja de datos del menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos.
   
2. Activar las opciones que se precisen.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar, para aplicar el formato seleccionado a la tabla.

Este ancho, es el denominado ancho visible. En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho de las columnas de una tabla, con el fin de visualizar mejor los datos contenidos en las mismas, bien por no verse el dato completo (ensanchamos) o porque la columna es demasiado ancha en proporción al dato que contiene (estrechamos).

Se puede modificar el ancho de la columna utilizando la opción Ancho de columna del menú Formato, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se puede establecer el tamaño requerido. La opción Ajuste perfecto permite calcular el ancho exacto para que quepa el dato. El ancho afecta a la columna actual o a las seleccionadas previamente.

Otra posibilidad es la de realizar la modificación directamente sobre la tabla mediante el ratón, los pasos a seguir en este caso son:

1. Situar el puntero del ratón en la primera fila de títulos, sobre el borde derecho de la columna cuyo ancho se quiere modificar.
2. Cuando el puntero del ratón tome forma de doble flecha negra, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar el ratón hacia la derecha o la izquierda en función de si se quiere ampliar o reducir, respectivamente, el ancho de la columna (en Excel, la anchura de las columnas se varía exactamente igual).
3. Una vez establecido el ancho adecuado soltar el botón del ratón.

Para realizar el autoajuste con el ratón, hacer un doble clic sobre la línea de división de dos columnas, la columna de la izquierda quedará autoajustada. Si previamente se seleccionan varias columnas (haciendo clic en el nombre del campo y arrastrando hacia su derecha para abarcar y seleccionar los campos contiguos) el autoajuste afectará a todas las columnas seleccionadas (que aparecerán en color negro como seleccionadas que están).

Al modificar la altura de una fila se modifica automáticamente la altura de todas las filas de la tabla.

La forma de modificar la altura de las filas es similar a lo expuesto en el caso de las columnas, a través de la opción Alto de fila del menú Formato o mediante el ratón, situando el puntero del mismo sobre la columna de selección (a la izquierda del primer campo del registro) y cuando tome forma de doble flecha negra pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta conseguir la altura indicada.

Es posible modificar la colocación de los campos en la tabla, independientemente de la situación de los mismos en la estructura de la tabla. De este modo la visualización de los campos en la hoja de datos se puede adaptar a lo que en un momento dado se requiera.

Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos son:

1. Hacer clic sobre el nombre del campo que se quiere mover, seleccionándose así toda la columna.
2. Situar el puntero del ratón de nuevo sobre el nombre del campo y pulsar el botón izquierdo.
3. Arrastrar el ratón, sin soltar el botón del mismo, a derecha o izquierda hasta colocar la columna en el lugar indicado. Una línea negra gruesa irá indicando la posición que tomará la columna que se está desplazando, tal y como muestra la figura.

   

4. Una vez se alcance la posición indicada, soltar el botón del ratón .

Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de que no se visualicen los datos incluidos en ella, siendo el paso siguiente el de visualizar las mismas.

Ocultar columnas

Los pasos a seguir para ocultar columnas son:

1. Situarse en cualquier celda correspondiente a la columna que se quiera ocultar o bien seleccionar el campo por su columna.
2. Seleccionar la opción Ocultar columnas del menú Formato. La columna indicada queda oculta de manera inmediata.

Si se desean ocultar varias columnas a la vez, seleccionarlas y realizar el paso 2.

Mostrar columnas

Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la opción Mostrar columnas del menú Formato. Aparece el cuadro de diálogo en el cual se muestran todos los campos de la tabla, teniendo los campos que permanecen ocultos desactivada la casilla de verificación.
2. Activar la casilla de verificación de aquellas columnas que se quieren visualizar.
3. Finalmente hacer clic en el botón Cerrar para visualizar las columnas.