Curso de Access Básico 2007

Al activar esta casilla con el valor en Sí, Access crea un índice para el campo, lo que permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Si por ejemplo, en un libro disponemos de un índice, buscaremos más rápidamente un determinado concepto que si no disponemos de índice. En Access esta propiedad dispone de tres opciones:

• No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice.
• Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo.
• Sí (Sin duplicados): crea un índice único para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo.

En un Gestor de Base de Datos como Access, esta propiedad es muy importante ya que de su elección correcta va a depender la eficiencia en cuanto a velocidad de utilización de nuestra base de datos.

Como regla válida podríamos establecer que cuando por un campo se vaya a buscar en la tabla con frecuencia o se vaya a necesitar ordenar con bastante frecuencia, ese campo deberemos especificarlo como indexado Sí. Esto no significa que si definimos dicho campo como indexado No no se vaya a poder ordenar, buscar. Claro que sí podremos realizar dichas opciones, solo que se realizarán más lentamente que si hubiéramos definido la propiedad de indexado en Sí.

El usuario frente a estos consejos puede estar pensando que entonces merece la pena definir todos los campos con la propiedad de indexado en Sí. Lo aconsejable es definir con la propiedad indexado en sí, solamente a los campos que lo necesiten. Pensar que se va a crear un índice por cada campo con esta propiedad, y que los índices ocupan sitio (bytes) y por lo tanto "engordan" nuestra base de datos.

En cuanto a si será con o sin duplicados decir que si ese campo va a admitir valores que se pueden repetir a lo largo de la tabla (va a tener duplicidades) será indexado sí con duplicados y de contener valores únicos y que no se repiten a lo largo de la tabla, indexado sí sin duplicados.

Una clave principal es un elemento más de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo más sencillo y frecuente) o varios campos, que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca.

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

1. Acelera las consultas.
2. Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal.
3. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones.
4. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access.

Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:

Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila.

Hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo herramientas, de la ficha Diseño.

En el selector de la fila o filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado sí sin duplicados, ese puede ser el campo idóneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder que sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo como clave principal: y de no existir ningún campo como indexado sí sin duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado sí sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.