Curso de Access XP

Es el texto que, en una pequeña ventana, aparecerá cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validación establecida.

Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introducción de un dato en el campo.

Al activar esta casilla con el valor en Sí, Access crea un índice para el campo, lo que permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Si por ejemplo, en un libro disponemos de un índice, buscaremos mas rápidamente un determinado concepto que si no disponemos de índice. En Access esta propiedad dispone de tres opciones:

• No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice.
• Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo.
• Sí (Sin duplicados): crea un índice único para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo.

En un Gestor de Base de Datos como Access, esta propiedad es muy importante ya que de su elección correcta va a depender la eficiencia en cuanto a velocidad de utilización de nuestra base de datos.

Como regla válida podríamos establecer que cuando por un campo se vaya a buscar en la tabla con frecuencia o se vaya a necesitar ordenar con bastante frecuencia, ese campo deberemos especificarlo como indexado Sí. Esto no significa que si definimos dicho campo como indexado No no se vaya a poder ordenar buscar. Claro que sí podremos realizar dichas opciones, solo que se realizarán mas lentamente que si hubiéramos definido la propiedad de indexado en Sí.

El usuario frente a estos consejos puede estar pensando que entonces merece la pena definir todos los campos con la propiedad de indexado en Sí. Lo aconsejable es definir con la propiedad indexado en sí, solamente a los campos que lo necesiten. Pensar que se va a crear un índice por cada campo con esta propiedad, y que los índices ocupan sitio (bytes) y por lo tanto "engordan" nuestra base de datos.

En cuanto a si será con o sin duplicados decir que si ese campo va a admitir valores que se pueden repetir a lo largo de la tabla (va a tener duplicidades) será indexado sí con duplicados y de contener valores únicos y que no se repiten a lo largo de la tabla, indexado sí sin duplicados.

Bajo la solapa Búsqueda, las opciones de esta ficha sólo se activan cuando el dato del campo es de tipo Texto, Número o Sí/No, en el resto de los casos no se pueden establecer este tipo de opciones.

La única propiedad que aparece por defecto en esta ficha es Mostrar control, en la cual se establecen tres opciones para cada tipo de dato: Cuadro de texto, Cuadro de lista y Cuadro combinado para campos de tipo Texto o Numérico y Cuadro de texto, Casilla de verificación y Cuadro combinado para campos de tipo Sí/No.

Las opciones que se establecen van a permitir la introducción de datos en el campo de distintas formas, pudiendo hacer más rápida la introducción de los mismos en la tabla, tal y como se expone en los apartados siguientes.

Si se establece esta opción, la que posee el campo por defecto, la introducción del dato se tiene que realizar tecleándolo directamente en el campo.

Como ya se ha indicado esta opción sólo se encuentra en los campos de tipo Sí/No. Si se activa en el campo correspondiente aparecerá un cuadro de verificación, como el que muestra la figura, el cual se puede activar o desactivar de forma rápida, sin mas que hacer clic sobre el mismo o pulsar la barra espaciadora estando el cursos situado en el campo en cuestión.

Ambos cuadros son prácticamente iguales, conteniendo el cuadro combinado alguna opción más.

Con ambas opciones se puede establecer en el campo un cuadro con una lista de datos, de la cual se puede seleccionar uno como dato que va a ser introducido. De esta forma se puede establecer el dato que se quiere introducir sin necesidad de teclearlo, sin mas que seleccionándolo de la lista que se despliega al hacer clic sobre el botón de flecha (triangulito) que aparece a la derecha del campo correspondiente. Gracias a éste sistema cuando la entrada de valores en un campo, se va a mover entre un grupo reducido y fijo de valores, por ejemplo el nombre del vendedor en una tabla de pedidos, suponiendo que nos movamos entre 3 vendedores, Andrés, Pedro y Juan estaremos evitando, por un lado tener que teclear el nombre del vendedor para cada pedido y por otro evitaremos el posible error derivado de un mal tecleo o falta de uniformidad en valores que se repiten: unas veces teclear Andrés (con acento) otras Andres (sin acento) otras Carlos Andrés (que es como se llama el comercial):

Seleccionando esta opción se activan nuevas propiedades para poder establecer los valores que van a aparecer en la lista. Algunos de estos valores son:

• Tipo de origen de la lista: permite establecer el origen de los datos que van a aparecer en la lista, por ejemplo tomarlos de una tabla o consulta o establecer una lista personalizada.
• Origen de la fila: en este apartado se pueden establecer los valores que van a ser incluidos en la lista sin más que teclearlos uno detrás de otro separándolos por el signo ;. El tipo de origen de la lista tiene que ser lista de valores.
• Limitar a la lista: sólo aparece en la opción Cuadro combinado, estableciendo el valor Sí en esta opción, el dato que se introduce tiene que coincidir obligatoriamente con uno de los valores de la lista.