Curso de Excel Avanzado 2007

Para abrir un libro guardado de antemano, se deben seguir los pasos siguientes:

1. Acceder a la opción Abrir del Botón de Office, se visualizará el cuadro de diálogo que muestra la figura siguiente donde se aparecen todos los archivos de la carpeta actual.
   
   
    
2. Si el archivo se encuentra en otra unidad o carpeta, se localiza desplegando la lista Buscar en, seleccionando la ubicación del archivo a abrir (del triangulito de su derecha).
    
3. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Abrir.

También podemos abrir un libro que tengamos ya guardado desde el botón de la barra de herramientas de acceso rápido, en el caso de que lo tengamos activado en la misma, de esta forma también llegaremos al mismo panel para Abrir.

Mientras se está trabajando en un libro, la información que se va introduciendo no está siendo almacenada en el disco duro o disquete, simplemente se mantiene en la memoria (RAM) del ordenador. Para mantener la información introducida en un libro ésta debe ser guardada ya que una característica de la memoria del ordenador es la de ser volátil, es decir, si se apaga el ordenador (por cualquier causa ajena a nosotros como un corte inesperado de luz) perderíamos toda la información introducida en nuestro trabajo.

Cada libro guardado genera un archivo de extensión .XLSX, en el que se almacena el libro con todas sus hojas de cálculo y los datos incluidos en ellas (datos, formulas,...).

Si el libro en el que se trabaja no se ha guardado anteriormente se siguen los pasos que se detallan:

1. Desplegar el Botón de Office.
2. Seleccionar la opción Guardar o Guardar como (la primera vez da lo mismo ya que nos llevan al mismo panel), apareciendo el siguiente cuadro de diálogo en pantalla:

3. En el cuadro de texto 'Guardar en' localizar la carpeta o ubicación en la que almacenar el archivo (libro).
4. En el cuadro de texto Nombre de archivo teclear el nombre que se quiere dar al archivo.
5. Hacer clic en el botón Guardar.
6. Si no existe un archivo con ese nombre en la ubicación indicada el archivo queda almacenado. Si por el contrario existe ya un archivo con ese nombre aparecerá el siguiente mensaje:

Si se selecciona Sí el archivo existente se reemplazará por el actual y si se selecciona No se volverá al cuadro de diálogo anterior donde se podrá renombrar el archivo actual.

Si se abre un libro ya existente y se realizan modificaciones sobre él, al guardarlo nuevamente hay dos opciones:

1. Opción Guardar del Botón de Office: el libro se guarda con el nombre que se le asignó anteriormente, sustituyendo el contenido que había en el archivo al abrirlo por el contenido actual. No se pregunta nada al usuario.
    
2. Opción Guardar como del Botón de Office: aparece el cuadro de diálogo descrito anteriormente, pudiendo guardar el libro con un nombre distinto al que ya tenía y/o en otra ubicación. De esta forma se crea un nuevo archivo a partir del ya existente.

Con el botón de la barra de herramientas de acceso rápido, se realiza la misma operación que con Guardar (sólo presentará panel cuando se guarda por primera vez). Su forma de disquete no significa que se vaya a guardar en la unidad A:. Se guardará en la carpeta predeterminada del disco actual.