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Curso de Excel 2007 Avanzado

La pantalla de Excel

La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado Libro1. Ambas ventanas se podrán minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamaño, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de Windows.



Opciones configurables de la pantalla

La apariencia de la pantalla no tiene por que ser la que se observa en la primera figura mostrada, pudiendo variar alguno de los elementos que componen su ventana principal. De esta forma el usuario puede amoldar el programa a sus necesidades de trabajo. A continuación se desarrollan los procedimientos básicos para la personalización de la pantalla.



La cinta de opciones

Las opciones que Excel 2007 pone a mi disposición, se estructuran en forma de fichas, en las que aparecen clasificadas la mayoría de las opciones con las que vamos a poder trabajar.

De manera inicial siempre aparecen siete fichas, divididas en grupos de opciones, que recogen aquellas relacionadas entre si, también aparecen en ella iniciadores de cuadros de diálogo que amplían las opciones disponibles en la cinta.

Las alternativas que me presenta Excel 2007 para personalizar el aspecto de la cinta de opciones son limitadas, pasamos ahora a describir las opciones de personalización más importantes que nos plantea.



Las fichas de la Cinta de Opciones

La Cinta de opciones presenta inicialmente siete fichas en las que estructura y organiza las diferentes opciones que presenta Excel. Estas siete fichas son:

  • Inicio

  • Insertar

  • Diseño de página

  • Formulas

  • Datos

  • Revisar

  • Vista

Todas estas fichas aparecen de manera prediseñada, no podemos eliminar ninguna de la Cinta de opciones, ni añadir o eliminar opciones de ninguna de ellas.

Sin embargo estas no son todas las fichas que nos ofrece Excel 2007, existen otro tipo de fichas que se activan únicamente cuando trabajamos con algunos elementos especiales, que necesitan tener disponibles opciones particulares. Estas fichas sólo aparecerán visibles cuando dichos objetos estén seleccionados en el documento, e incluyen a su vez una o varias sub-fichas, para organizar mejor las opciones que recogen.

Aunque inicialmente partimos de siete fichas de opciones, Excel 2007 nos permite añadir alguna más, se trata de una ficha que suponen el uso opciones avanzadas dentro de la aplicación, y que por lo tanto son superfluas para la mayor parte de los usuarios del programa. Se trata de la ficha de Programador.

La ficha de Programador, me va a permitir acceder a toda una serie de opciones avanzadas, como son la de creación y tratamiento de formularios, y grabación de macros, entre otras opciones.


 

Para incluir esa ficha dentro de la cinta de opciones, accederemos a las Opciones de Excel, desde el Botón de Office, eligiendo el bloque de opciones Más frecuentes, marcaremos Mostrar ficha de Programador en la cinta de opciones, y pulsamos el botón Aceptar.



Minimizar la cinta de opciones

En ocasiones nos puede resultar interesante minimizar la cinta de opciones, y así disponer de más superficie de pantalla para poder realizar nuestro trabajo.
En este caso la cinta de opciones desaparece de la pantalla, en la que sólo se mostrará el nombre de las diferentes fichas activas en ese momento, y al pulsar con el puntero del ratón sobre cualquiera de ellas, la cinta se desplegará de nuevo para que podamos acceder a todas sus opciones, sin embargo, al pulsar sobre otra zona del documento la cinta se volverá a minimizar.

Para conseguir la minimización de la cinta de opciones podemos proceder de varias formas:

  1. Método 1. Haciendo doble clic sobre la ficha de opciones activa en ese momento pasamos de un modo a otro, es decir, de minimizada a desplegada y viceversa, en función del estado actual de la misma.
     

  2. Método 2. Pulsado sobre la cinta de opciones con el botón derecho aparecerá un menú contextual, en el que la última de las opciones es Minimizar la cinta de opciones. En el caso de que esté minimizada ya, aparecerá seleccionada con una marca de verificación en el lateral derecho de la misma, si queremos visualizarla desplegada en nuestra pantalla, pulsaremos de nuevo sobre esa marca suprimiéndola.



Barra de Herramientas de Acceso Rápido

La barra de herramientas de acceso rápido, es una pequeña barra de herramientas, situada en la barra de títulos de la ventana principal de Excel. Esta barra la podemos personalizar, colocando en ella diferentes iconos de aquellos comandos que utilicemos de una manera más habitual. De esa forma siempre podremos disponer de las opciones que utilizamos frecuentemente de una manera rápida sin necesidad de tener que buscarlas en la cinta de opciones.

Para personalizar esta barra de herramientas pulsaremos sobre el triángulo que aparece junto a la misma, y de la lista que se despliega elegimos aquellos comandos que deseemos que aparezcan en la barra de herramientas. En el caso de que no tengamos disponible en este listado inicial la opción deseada, pulsaremos sobre la opción Más comandos.

De esta manera aparecerá un cuadro de diálogo correspondiente a las Opciones de Excel, dividido en dos zonas. En el cuadro izquierdo, podemos ver los iconos de todos los comandos disponibles en Excel, para que aparezcan dentro de esta barra de  herramientas, sólo tendré que seleccionarlos y pulsar el botón Agregar.

En el caso de que desee eliminar algún icono que aparece en la Barra de herramientas de acceso rápido y que no deseo que aparezca, lo seleccionaré del panel de la derecha y pulso el botón Quitar.

Una vez que los iconos seleccionados sean aquellos que quiero visualizar en esta barra de accesos rápidos, pulsaré sobre Aceptar.

También podemos modificar la posición en la que queremos que aparezca esta barra de herramientas, pudiendo colocarla sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para poder desplazarla, pulsaremos de nuevo sobre el triángulo que aparece junto a la misma y seleccionaremos la opción que corresponda, Mostrar bajo la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de opciones. La opción disponible será la opuesta a la establecida en ese momento.

  • Sobre la cinta de opciones:


  • Bajo la cinta de opciones:



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