Curso de Excel Avanzado 2007

El llenado rápido es una aplicación muy útil de Excel, que es capaz de entender ciertas entradas de texto o número como comienzos de una serie, con lo cual se podrá, de forma rápida, rellenar un rango con una serie escribiendo únicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rápido es:

1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie.

2. Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna.

La serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas.

Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie a partir de una sola celda son:

Una forma más interesante de utilizar el botón de llenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie. Excel analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresión aritmética.

Algunos ejemplos de entradas de una serie con varias celdas consecutivas son:

Hay que tener presente que el llenado se realiza en forma ascendente si se arrastra el cuadro de llenado hacia abajo o hacia la derecha, si se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda el llenado se realiza en forma descendente.

Al hacer un llenado rápido aparece un botón junto con un triángulo, si lo desplegamos nos da diferentes opciones de relleno.

• Copiar celdas: Copia el contenido y formato de las celdas. Veamos el ejemplo:

• Rellenar en serie: Hace un cálculo de como es nuestra serie y rellena tanto el contenido como el formato, en nuestro ejemplo las celdas iniciales eran: 12, 14 y las siguientes las rellena automáticamente con 16, 18, 20, 22.

• Rellenar formatos sólo: Sólo copia el formato, no el contenido de las celdas de las que partimos.

• Rellenar sin formato: Sólo rellena en serie el contenido, no el formato.

Es posible, que por necesidades de trabajo tengamos que crear algunas listas personalizadas de elementos con valores, de tal forma que solo con teclear el primero de ellos, y desde el cuadro de llenado arrastrando, aparezcan el resto de los valores de nuestra serie personalizada, evitándonos así, tener que teclearlos todos una y otra vez.

Para conseguir crear nuestras propias listas personalizadas seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Elaboramos en una hoja de Excel la lista que queremos que se complete automáticamente al colocar el primer elemento, y la seleccionamos.

2. Entramos en las Opciones de Excel desde el Botón de Office.
3. Dentro de las Opciones de Excel, en el apartado Más frecuentes pulsamos sobre la opción Modificar listas personalizadas.

4. Se abre ahora un cuadro de diálogo de Listas personalizadas,  en el que podemos ver las listas que ya vienen predeterminadas con Excel.

5. En la zona entradas de lista podremos escribir en columna y separados con Intro, los valores de nuestra nueva lista. Una vez finalizada la lista, presionamos sobre el botón Agregar y el nuevo listado se añade como uno más dentro de las listas personalizadas. Nombres de empleados, ciudades en donde nuestra empresa tiene delegación, etc...

6. También podemos optar por importar directamente de la hoja de cálculo el contenido de las celdas. En el caso de que estén seleccionadas las celdas que contienen la nueva lista personalizada, (como indicábamos que debíamos hacer en el punto número 1), aparecerá el rango de correspondiente en el espacio reservado a Importar lista desde las celdas.

Para que esta lista pase a ser una lista personalizada, debemos pulsar sobre el botón importar, en ese momento aparecerá añadida con el resto de las listas personalizadas.

6. Si no hemos seleccionado previamente las celdas que componen nuestra lista, pero la tenemos elaborada en la hoja de cálculo, podemos introducirla pulsado sobre el botón . De esa manera podremos acceder a la hoja de cálculo, quedando reducida la venta correspondiente al cuadro de diálogo, y seleccionar ahora las celdas que contienen la lista personalizada que queremos crear.

Una vez seleccionadas las celdas, aparecerán sus coordenadas dentro del espacio en blanco reservado para ellas, ahora pulsaremos sobre el botón , y volveremos a visualizar el cuadro de diálogo correspondiente a Listas personalizadas, ahora ya con la información necesaria para crear una nueva lista, para ello sólo nos queda pulsar el botón Importar.