Curso de Excel

Para introducir un texto o un número en una celda :

1. Situarse en la celda en la cual se quiere introducir el dato, bien con el ratón o con el teclado.
2. Introducir el texto ó numero correspondiente.
3. Hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas o bien pulsar la tecla Intro (esto es mas cómodo).

Para introducir una fórmula se puede teclear directamente en la celda, o bien se escribe sobre la barra de fórmulas, procedimiento mas seguro y aconsejado para algunos usuarios. Para ello indicamos con el ratón, o las teclas de cursor, las celdas a las que se quiere hacer referencia en la fórmula.

Ejemplo:

Si se desea introducir la fórmula =B7-C4/D4 en la celda D8 se deben seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la celda D8 (en la que queremos introducir la fórmula).
2. Picar en el cuadro de contenido de la barra de fórmulas (opcional)
3. Teclear el signo =
4. Hacer clic sobre la celda B7 (mas cómodo) o bien escribir B7 (apreciar como se va construyendo la fórmula en la celda y en la barra de fórmulas).
5. Teclear el operador -.
6. Hacer clic en la celda C4.
7. Teclear el operador /.
8. Hacer clic en la tecla D4.
9. Hacer clic en el botón Aceptar de la barra de fórmulas o pulsar Intro.

Al terminar de introducir una fórmula, en la celda se visualizará el resultado de la misma, y en la barra de fórmulas veremos la sintaxis de dicha fórmula. Coloquialmente se podría decir que la barra de fórmulas no miente, ya que siempre mostrará el contenido interno de la celda.

Una vez introducido un dato en una celda, este,  puede ser sustituido o modificado.

El procedimiento es el que sigue:

1. Situarse en la celda que se quiere editar.
2. Escribir el nuevo dato.
3. Pulsar la tecla Intro, el nuevo dato sustituirá al anterior.

Se realiza bien desde la barra de fórmulas o desde la propia celda activa, los pasos a seguir son:

1. Activar la celda en que se encuentra el dato a modificar:

Situarse en ella y hacer doble clic o pulsar la tecla F2 del teclado, la modificación del dato se realiza desde la propia celda.

También podemos situarnos en la celda y hacer clic en la barra de fórmulas, la modificación del dato se realiza desde dicha barra de fórmulas.

2. Modificar el dato con las teclas de edición (flechas, Suprimir, Retroceso...)
3. Pulsar la tecla Intro, o el botón de la barra de fórmulas, para validar la modificación. También existe la posibilidad de cancelar la modificación que se esté realizando pulsando la tecla ESC o el botón de la barra de fórmulas.

Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una fórmula, el resultado de la misma se actualizará automáticamente.

Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un número o una fórmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos también se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son útiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como funciona una fórmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios.

Los pasos para adjuntar un comentario son:

1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.
2. Ir al menú Insertar/Comentario o bien mediante el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón) seleccionar comentario
   
   Se abre un cuadro como el de la figura anterior indicando el usuario que hace el comentario.
3. Escribir en el cuadro el comentario
4. Para terminar hacer clic fuera del cuadro.

Una celda que tiene un comentario se distingue de las demás porque tiene un triangulo rojo en su parte superior derecha y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.

Para modificar un comentario:

1. Nos situamos en la celda que lo contiene.
2. Ir al menú Insertar/Modificar Comentario o bien mediante el menú contextual seleccionar Modificar comentario
3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido
4. Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.

Para eliminar un comentario:

1. Nos situamos en la celda que lo contiene.
2. Ir al menú Insertar/Modificar Comentario seleccionar el cuadro y hacer clic en la tecla SUPR o bien mediante el menú contextual seleccionar Eliminar comentario

En definitiva, es bueno añadir comentarios en nuestros trabajos de cara a futuras necesidades de aclaración. Me recuerda a los papelitos amarillos Post-It que solemos tener pegados por doquier.

... en la Versión 2003

Si utilizamos un ordenador del tipo Tablet PC, la versión 2003 permite utilizar el lápiz de Tablet PC para agregar a las hojas de cálculo anotaciones escritas a mano en cualquier punto de la hoja de cálculo como para agregar comentarios o recomendaciones. Para escribir en un libro anotaciones manuscritas, seguiremos los siguientes pasos: Si la barra de herramientas Anotaciones manuscritas no está visible, hacemos clic en  Anotaciones manuscritas del menú Insertar. En la barra de herramientas Anotaciones manuscritas, hacemos clic en  la flecha situada junto a nombre de la pluma , donde nombre de la pluma describe el color y el tipo de la pluma, como Rotulador (azul). Seleccionamos una pluma. Escribimos o dibujamos en cualquier punto de la hoja de cálculo. Nota: si un libro tiene anotaciones manuscritas, estas las podremos mostrar un ocultar, sin más que hacer clic en el botón Anotaciones manuscritas en la barra de herramientas Anotaciones manuscritas. Para eliminar todas las anotaciones manuscritas, activamos la barra de herramientas Revisión (Ver/Barra de herramientas/Revisión) y hacemos clic en el botón Eliminar todas las anotaciones manuscritas Para insertar entradas manuscritas en un libro, procedemos de la siguiente manera: Si la barra Bocetos y anotaciones no está visible, hacemos clic en  Barras de herramientas del menú Ver y, a continuación, en  Bocetos y anotaciones. En la barra de herramientas Bocetos y anotaciones, hacemos clic en la flecha situada junto a nombre de la pluma donde nombre de la pluma describe el color y el tipo de la pluma, como Rotulador (azul). Seleccionamos una pluma. Escribimos o dibujamos en cualquier punto de la hoja de cálculo.     Para eliminar una entrada manuscrita En la barra de herramientas Bocetos y anotaciones o Anotaciones manuscritas, hacemos clic en Seleccionar objetos. Seleccionamos la entrada manuscrita que deseamos eliminar y pulsamos la tecla SUPR.