Una de las primeras cuestiones que debemos tener en cuenta a la hora de abordar una adecuación a la LOPD es familiarizarnos con el concepto legal de fichero y sus implicaciones.

La LOPD define fichero como:

"Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso".

Desglosemos la definición:

1. Para la LOPD y su normativa de desarrollo, un fichero es un conjunto organizado de datos, pero no cualquier tipo de datos sino exclusivamente los de carácter personal.
   
2. Su forma de creación, almacenamiento, organización y acceso es irrelevante.

Debemos ser conscientes, y tener claro, que el ámbito de aplicación de la LOPD son aquellos datos de carácter personal que se encuentran organizados.

¿Que se trata de decir con esto?

Dentro de cualquier organización los datos de carácter personal siguen un flujo como el siguiente:

Los datos entran en la organización, conviven y son tratados dentro de ella para finalmente (aunque no siempre) salir de la organización.

Hemos de tener en cuenta que este flujo de datos debe de realizarse siempre se realiza de forma organizada y nunca caótica, aunque nosotros no seamos conscientes.

¿Que quiere decir la expresión independientemente de su forma de creación, almacenamiento, organización y acceso?

La LOPD, como hemos dicho en la lección anterior, trata de proteger un Derecho Fundamental de las personas y por tanto, garantizar que los terceros tratan los datos de carácter personal con transparencia y dentro de la legalidad.

Esto quiere decir que la LOPD protege los datos de carácter personal independientemente de:

• Su forma de creación: Un fichero se puede crear de forma informática, de forma escrita, en soporte papel, a través de una máquina de escribir, en una pizarra, en un dibujo, en una fotografía... Existen multitud de formas de crear un fichero de datos de carácter personal.
  
• Forma de almacenamiento: En carpetas dentro de un disco duro, en una página Web, en un FTP, en sobres, en carpetas, en ficheros metálicos, en cajones... Independientemente de la forma en que almacenemos los datos de carácter personal dentro de nuestra organización, serán objeto de protección por parte de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.
  
• Forma de organización: Por orden alfabético, por colores, por tamaños, por dimensiones del papel, por la relación con nuestra organización (trabajadores, clientes, proveedores...). Con independencia de la forma en la que se organicen son objeto de protección.
  
• Forma de acceso: Independientemente de como o quien accede a los datos de carácter personal estos se encuentran protegidos. ¿Como se accede? Visualmente, auditivamente, por medio de claves... ¿Quien accede? Todo el personal, sólo el personal autorizado, únicamente el Director General, cualquier persona que "se de un paseo" dentro de nuestras oficinas...

 La conclusión principal que debemos extraer de lo explicado anteriormente, es que no debemos caer en un error primordial que podemos resumir de la siguiente forma: