Curso de Open Office Base

Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca.

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

• Acelera las consultas.
• Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal.
• Base impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones.
• Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal.

Para establecer una llave primaria:

1. Seleccionamos en el diseño de la tabla, la fila que contiene el campo que queremos establecer como Llave Primaria haciendo clic en el selector de fila, a la izquierda.

2. Hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos la opción Llave Primaria.

3. Un icono con forma de llave nos indicará qué ese campo es la clave principal.

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de cerrar, OpenOffice Base pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el siguiente mensaje:

• Si respondemos que Sí, OpenOffice Base creará un campo nuevo denominado "Id" al que le asignará la condición de Llave primaria o clave principal.
• Si respondemos que No, la tabla se creará pero ten en cuenta que no vas a poder agregar ningún registro, ni modificarlo, ni eliminarlo... es decir, no vamos a poder editar la tabla creada.
• Si cancelamos la acción, OpenOffice Base nos ofrece la posibilidad de qué decidamos qué campo o campos de la recién creada tabla van a ser clave principal. Lo elegiremos y crearemos la llave primaria de la forma que hemos visto anteriormente.

Un índice simple es una tabla oculta que genera Base en la cual establece el valor del campo que esta siendo indexado y la posición que ocupa en la tabla. De esta forma cuando ordenamos por un campo indexado, se ejecuta esta operación de forma muy rápida ya que esa tarea se había realizado con anterioridad. Además si establecemos que el índice es único (sin duplicados), Base evitará que introduzcamos valores repetidos en ese campo. Por ejemplo, en una tabla de clientes, si añadiéramos el campo CIF, para dicho campo podríamos definir un índice único, y de esta forma no podríamos duplicar a un cliente cuyo CIF ya existe en nuestra tabla de clientes.

Por tanto, la creación de Índices en una base de datos como OpenOffice Base es fundamental por dos razones:

• Agilizar las operaciones de búsqueda y filtrado de datos en la tabla.
• Evitar errores en la introducción de datos, evitando registros duplicados.

También existe la posibilidad de definir un índice múltiple. Éste está formado por varios campos, y puede ser definido como único o con duplicados. La única diferencia es que el orden se establece por la combinación de varios campos, en lugar de uno solo. Por ejemplo, en una tabla de vendedores, para evitar introducir duplicados, podríamos crear un índice múltiple único (sin duplicados) formado por (apellidos, nombre, teldomicilio). Una vez creado el índice, Base evitará que metamos a un vendedor cuya combinación de esos tres campos coincida con los de un dato ya existente.

Vamos a ver el procedimiento para crear índices paso a paso y, para ello, lo vamos a hacer a través de dos supuestos prácticos:

Supuesto 1 - ÍNDICE SIMPLE ÚNICO: Disponemos de una tabla denominada Alumnos cuyo diseño de campos es el que se muestra en la imagen:

Hemos definido como campo clave principal el campo Id_Alumno (de tipo autonumérico).

1. Para crear un Índice Único que impida introducir dos alumnos con idéntico NIF, accedemos al cuadro de diseño de Índices haciendo clic en el botón o bien, a través del menú Herramientas - Diseño de índice... Obviamente, hemos de estar dentro del diseño de la tabla a la que quiero añadir índices.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo de Diseño de Índices.

3. En el panel izquierdo aparecen los índices creados y en el panel derecho aparecen los campos que componen cada índice diseñado y la posibilidad de elegir si va a ser un índice único (sin posibilidad de datos duplicados) o un índice con duplicados. Observa como al haber definido como clave principal el campo "Id_Alumno", OpenOffice Base genera automáticamente un índice único para ese campo. De tal forma, que no puede haber dos alumnos con un mismo dato en el campo Id_alumno. Al definir claves principales en una tabla, se genera un índice único (sin permitir duplicados) para el campo llave primaria.

4. Para crear un índice único que impida introducir dos NIF idénticos para dos alumnos, hacemos clic en el botón   del cuadro de diseño de Índices.
5. Introducimos un nombre para el nuevo índice (no admite espacios en blanco, utiliza como signo de separación el guión bajo "_") y pulsamos Intro.

6. En el apartado "Detalles del índice" activamos la casilla "Único" y en campos seleccionamos como campo del índice, el campo NIF_Alumno. Podemos indicar la forma de ordenar los datos por ese campo (ascendente o descendente).

7. Por último, hacemos clic en . OpenOffice Base nos preguntará si deseamos guardar los cambios en el diseño del índice.

8. Respondemos que Sí y ya tenemos creado un índice único para el campo "NIF_Alumno".
9. A partir de ahora cada vez que introduzcamos en la tabla un NIF duplicado, OpenOffice Base nos lo advertirá con el siguiente mensaje:

Supuesto 2 - ÍNDICE MÚLTIPLE ÚNICO: Disponemos de una tabla denominada Alumnos cuyo diseño de campos es el que se muestra en la imagen:

Hemos definido como campo clave principal el campo Id_Alumno (de tipo autonumérico).

1. Deseamos crear un índice múltiple que impida introducir en la tabla dos alumnos con idéntico Nombre, Apellidos y NIF. Para ello accedemos al cuadro de diseño de Índices haciendo clic en el botón o bien, a través del menú Herramientas - Diseño de índice... Obviamente, hemos de estar dentro del diseño de la tabla a la que quiero añadir índices.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo de Diseño de Índices.

3. En el panel izquierdo aparecen los índices creados y en el panel derecho aparecen los campos que componen cada índice diseñado y la posibilidad de elegir si va a ser un índice único (sin posibilidad de datos duplicados) o un índice con duplicados. En nuestra tabla tenemos un índice único para el campo clave principal y otro índice único para el campo NIF_Alumno.

4. Para crear el Índice múltiple que planteamos, hacemos clic en el botón   del cuadro de diseño de Índices.
5. Introducimos un nombre para el nuevo índice (no admite espacios en blanco, utiliza como signo de separación el guión bajo "_") y pulsamos Intro.

6. En el apartado "Detalles del índice" activamos la casilla "Único" y en campos seleccionamos como campos integrantes del índice, el campo NIF_Alumno el campo "Nombre" y el campo "Apellidos". Podemos indicar la forma de ordenar los datos por cada uno de esos campos (ascendente o descendente).

7. Por último, hacemos clic en . OpenOffice Base nos preguntará si deseamos guardar los cambios en el diseño del índice.

8. Respondemos que Sí y ya tenemos creado un índice único múltiple para los campos "NIF_Alumno", "Nombre" y "Apellidos".
9. Desde este momento, cada vez que en la tabla introduzcamos dos registro que coincidan en NIF, Nombre y Apellidos, OpenOffice Base nos avisará del error de duplicación, impidiendo añadir la información en la tabla.