Curso de Open Office Calc

Los programas denominados como Hojas de Cálculo son aplicaciones diseñadas para la gestión de datos numéricos fundamentalmente y la realización de operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos.

Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio" que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de cálculo nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de los barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificándose cada fila mediante un número y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número, representativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4 (estaría mal referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en mayúsculas que en minúsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato.

OpneOffice Calc es un potente programa de Hoja de Cálculo que junto con Writer, Base e Impress, forma parte del paquete integrado de programas de carácter libre y gratuito, que se denomina OpenOffice.org.

Calc se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Las grandes dimensiones de sus hojas de cálculo, constituidas por 255 columnas (Desde la columna A hasta la Z, luego continúa y se nombran AA AB AC... así hasta la IV) y 65.536 filas. En definitiva, casi 17 millones de celdas para utilizar.
• La agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podríamos utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Calc.
• Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.
• Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
• Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.
• Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como OpenOffice.org Base.

Al instalar la aplicación OpenOffice, se crea en el menú Inicio - Todos los programas (en Windows XP) o menú Inicio - Programas (en Windows 98), una carpeta denominada OpenOffice Org 2.4 que contiene los enlaces para abrir cada una de las aplicaciones de OpenOffice. Para ejecutar Calc el procedimiento a seguir será:

Menú Inicio - Todos los programas.

Escogemos la carpeta OpenOffice Org 2.4 Hacemos clic en OpenOffice.org Calc y se abrirá la ventana principal de trabajo de la Hoja de Cálculo.

Otra posibilidad para entrar en Calc es crear un icono de acceso directo en el escritorio y hacer un doble clic sobre el.

 Una vez creado el acceso directo, al ejecutarlo, y tras aparecer en pantalla unos instantes el logotipo de OpenOffice “aterrizamos” en la pantalla principal del programa de Hoja de Cálculo. Para salir del mismo se hará un clic sobre la X de la ventana más exterior (arriba a la derecha del todo) o bien pulsando sobre la opción Terminar del menú de Archivo. Archivo-Terminar.

Al ejecutar OpenOffice Calc de cualquiera de las manera descritas anteriormente, aparecerá la ventana principal de trabajo de Calc, abriéndose una nueva hoja de cálculo que, inicialmente contendrá tres hojas de cálculo (3 solapas o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Los documentos de trabajo en Calc se denominan hoja de cálculo. Por defecto, al iniciar Calc aparecerá la hoja de cálculo Sin nombre1 y los sucesivos archivos de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesión (cada vez que se arranca la aplicación se comienza una nueva sesión) se irán denominando Sin nombre2, Sin nombre3,... Posteriormente estos nombres podrán ser modificados al guardar cada archivo que vayamos confeccionando.

Ya hemos mencionado que una hoja de cálculo está compuesta a su vez por varias hojas. Por defecto, al crear una hoja de cálculo aparecen tres hojas.

Vemos por tanto, que cada hoja de cálculo puede contener varias hojas, y cada una de estas hojas la podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. Por ejemplo, podríamos decir que la hoja de calculo es como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas, recibos, contratos,... que en nuestro caso serán cada una de las hojas. Ya veremos más adelante como el nombre de dichas hojas de cálculo se puede modificar personalizándolo al contenido concreto de cada documento de hoja de cálculo de OpenOffice Calc.

Cuando ejecutamos por vez primera la aplicación de Calc, después de realizada la instalación del paquete ofimático, OpenOffice nos irá guiando a través de unos sencillos paneles de bienvenida en el proceso de registro del programa y configuración de las actualizaciones a través de Internet.

En el primer paso, se nos da la bienvenida al programa y se nos invita a pulsar Siguiente para continuar con el proceso de registro.

En el segundo paso del Asistente Aceptamos el Acuerdo de Licencia de uso del programa.

En este tercer paso, podremos personalizar la aplicación consignando un nombre de usuario de la misma. Hacemos clic en Siguiente.

Este cuarto paso es muy importante, ya que OpenOffice nos ofrece la posibilidad de notificarnos la disponibilidad de una nueva versión actualizada en la red. Activando la casilla "Buscar actualizaciones automáticamente", OpenOffice comprobará en todo momento si existe alguna actualización del programa y nos lo notificará. Hacemos clic en Siguiente.

Podemos registrarnos como usuarios de OpenOffice.org de manera completamente gratuita. De esta forma recibiremos todas las noticias, novedades... relacionadas con el software de OpenOffice.org

Al hacer clic en Finalizar, se iniciará ya la carga del programa de OpenOffice Calc para comenzar a trabajar.