Curso de Open Office Presentaciones

Cuando a la vuelta de un gran viaje se desea transmitir a una serie de personas en qué lugares se estuvo, comentando mediante el uso de la palabra las diferentes anécdotas, datos interesantes, lugares visitados, etc. se suele reunir a un auditorio de amigos en torno a un proyector de diapositivas para, tras ordenar en una secuencia adecuada las diferentes fotografías del viaje, hacer un pase de diapositivas mediante una proyección sobre una pantalla, a la vez que se comentan a modo de información los puntos más interesantes sobre cada una de las imágenes (diapositivas) y ,en general, de la idea que se desea exponer (en este caso el viaje).

OpenOffice Impress es un programa ofimático que permite crear presentaciones. Estas presentaciones (o pases de diapositivas) pueden ser presentadas a una audiencia de personas (que van a ser las destinatarias de la idea que se quiere transmitir) mediante la proyección de las mismas bien a través del ordenador, si se dispone de un ordenador conectado a un cañón de proyección, o a través de un retroproyector, si previamente se imprimen en transparencias de acetato.

Por tanto, una presentación es una secuencia de diapositivas que contienen información de diferente naturaleza (texto, gráficos, imágenes, organigramas, sonidos, etc.) relacionada con un mismo tema y que son visualizadas según un orden lógico (definido idóneamente por el usuario) para presentar una idea, un producto, evaluar planes de trabajo o de mercado, etc. Este sistema de presentaciones actualmente es el más profesional, extendido e idóneo para comunicar, transmitir y vender ideas a colectivos de personas.

Si bien con OpenOffice Writer, los archivos estaban compuestos por páginas (fundamentalmente) y constituían archivos con extensión .odt, si bien en la hoja de Cálculo OpenOffice Impress las hojas de cálculo se archivaban en ficheros con extensión .ods, cada archivo de OpenOffice Impress estará compuesto por N diapositivas dispuestas en un determinado orden, cada una de las cuales las diseñará, dará contenido y forma el usuario. Todas esas diapositivas se almacenarán en un archivo que en el caso de Impress tiene extensión .odp.

En el siguiente cuadro, tienes una comparación entre las diferentes aplicaciones ofimáticas de Microsoft Office y OpenOffice.org

Una presentación tiene como fin llegar al destinatario de tal modo que éste asimile de una manera clara y sencilla la idea que se quiera transmitir. Para ello es necesario, en el caso de tratarse de una presentación que ofrezca un producto al mercado, persuadir al destinatario con el mensaje para que compre o se informe más profundamente sobre nuestro producto. En el caso de una presentación de una campaña de ventas dirigida a los empleados de una compañía, la intención final es que tengan perfectamente clara la estrategia, el producto, a quien va dirigido, las cifras sobre esos productos en gráficas, la competencia, la publicidad de apoyo...

Una presentación requiere, generalmente, seguir unas pautas de trabajo que, casi siempre, arrancan con un análisis profundo sobre la materia que se quiere tratar. Esta tarea de análisis suele ser la más dificultosa.

Tras el análisis, se suele confeccionar un bosquejo de la idea inicial a modo de esquema, en donde se especifique el volumen de información que se quiera representar (de cuantas diapositivas va a constar la presentación), el público al que se destinará la presentación (empresas, empleados, personas a contratar, gente joven) o si se va a tratar de una presentación cíclica (que se repite una y otra vez) para ser expuesta, por ejemplo, en un escaparate de una inmobiliaria presentando una nueva urbanización.

Planificar bien la presentación sin improvisaciones es muy importante. Suele ser interesante dividir la presentación en distintas etapas por ejemplo, en el caso de la presentación de un producto, las N primeras diapositivas sirvan para realizar una introducción, las N diapositivas siguientes creen la necesidad en el público, las otras diapositivas que describan modularmente el producto y para concluir un resumen que apuntale definitivamente la bondad de ese producto.

Los principios básicos del diseño son:

• Simplicidad: Expresa la necesidad de evitar excesiva información en cada diapositiva. En vez de plasmar mucha información en una diapositiva, desgajar la idea en varias diapositivas. Apliquemos el refrán de "lo bueno si breve dos veces bueno". No sobrecargar la presentación.
• Unidad: Consiste en aplicar a toda la presentación un mismo estilo en cuanto a tonalidades y fuentes de letra. Dar coherencia a los componentes de las diferentes diapositivas, utilizando tramas y trazos comunes para toda la presentación.
• Énfasis: Cada diapositiva deberá tener su punto central de interés. El elemento principal deberá ser el más grande, tener colores llamativos, utilizaremos flechas, realces y cualquier otro recurso que ofrezca OpenOffice Impress para enfatizar más el mensaje principal de cada imagen.
• Equilibrio: Repartir los elementos uniformemente dentro de cada diapositiva, evitando grandes espacios vacíos cuando por otro lado existen muchos elementos apelotonados.
• Proporción: Relación de tamaño entre los diferentes elementos de una diapositiva.
• Movimiento: Se pueden conseguir efectos con los que una secuencia de diapositivas formen una "casi" animación.