Curso de PowerPoint XP

Si se quiere trabajar sobre una presentación que se ha creado y guardado anteriormente:

1. Acceder a la opción Abrir del menú Archivo o hacer clic sobre el botón  de la barra de herramientas Estándar o abrir el Panel de tareas - grupo Nueva Presentación- opción Más presentaciones....
2. Se visualizará el cuadro de diálogo que presenta la figura siguiente donde se muestran todos los archivos de la carpeta actual.
   
3. Si el archivo que se quiere abrir se encuentra en otra unidad o carpeta, se localiza ésta desplegando la lista Buscar en y seleccionando la ubicación en la que se encuentra.
4. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Aceptar.

Mientras se está trabajando en una presentación, la información que se va introduciendo no está siendo almacenada en el disco duro o disquete, simplemente se mantiene en la memoria del ordenador. Para almacenar la información introducida en una presentación, ésta debe ser guardada.

Como se indicó anteriormente, cada presentación que se guarda genera un archivo de extensión .ppt. En él se almacena la presentación con todas sus diapositivas y los datos incluidos en ellas.

Es interesante saber que si cuando se guarda una presentación, en ella se han incluido fuentes de letra (tipos de letra) que no están instaladas en el ordenador desde donde se va a reproducir la presentación, no se obtendría el resultado deseado. Para evitar esto, lo que deberemos hacer es, a la hora de guardar la presentación, desde el panel de Guardar como, entrar al botón superior derecho de Herramientas (con su triangulito) y elegir la opción Opciones de guardado:

Desde el panel que aparece, deberemos marcar la opción inferior de  Incrustar fuentes True Type (fuentes guardadas en archivos .TTF -fuentes de tipo real-). De este modo, las fuentes utilizadas en las diapositivas de la presentación, se guardan también en la propia presentación (en el propio archivo .PPT) con lo que aunque se reproduzca en un ordenador que no tenga instaladas esa o alguna de esas fuentes utilizadas, como en la propia presentación tenemos las fuentes incrustadas, dispone de ellas y no surge ningún problema.

Con PowerPoint, es posible crear presentaciones .PPT para poder ser visionadas incluso en un ordenador que no tenga instalado el programa PowerPoint. Para ello, necesitaremos crear una presentación portátil.

Una vez creada la presentación y guardada en el disco del ordenador en la que se ha creado, acceder al menú de Archivo-Presentaciones portátiles y enlaza con un asistente.

Mediante el asistente, se empaqueta la presentación, las fuentes .TTF (las incrusta) así como archivos posiblemente vinculados mediante hipervínculos (como en Internet) desde alguna diapositiva en un solo objeto o archivo. En ese objeto, además, va a insertar el viewer (visor) de PowerPoint con lo que no será necesario tener instalado el programa en el ordenador desde donde se desee reproducir. Crea por lo tanto una presentación totalmente autónoma.

Siguiendo los pasos del asistente que aparece al elegir esta opción, se crean en la carpeta o disco o disquete seleccionado un archivo llamado PNGSETUP.EXE y otro llamado PRES0.PPZ.

Una vez copiados en el ordenador destino los dos archivos, se ejecuta el .EXE (programa ejecutable) y solicita el nombre de la carpeta en la que se va a extraer el archivo nuevo .PPT con el viewer incorporado en otro archivo que también se crea llamado PPTVIEW.EXE.

Haciendo doble clic en este archivo PPTVIEW.EXE, se comienza la visualización de la presentación que tenemos en el archivo .PPT que también se ha generado. Es un proceso un poco especial, pero siguiendo los pasos funciona perfectamente.

Veamos los pasos y las pantallas que aparecen:

De no tener instalado como componente de Microsoft Office el visor (viewer) de PowerPoint, la ventana anterior presenta desactivada (en gris) la opción de incluir el Visor para Microsoft Windows. Presenta un botón, para que los que posean una conexión a Internet puedan descargárselo desde Internet e instalarlo. Presenta un botón que enlaza con el siguiente sitio web:

La siguiente pantalla nos invita a descargarlo:

Tras bajarlo desde Internet (en el caso de no tener el visor instalado) y abrirlo para instalarlo, el asistente ya activa la opción de incluir el visor para Microsoft Windows y tras marcarlo, pasamos a la última pantalla del asistente. Elegimos al final...Finalizar.

En la carpeta especificada, se han creado los dos archivos: