Curso de Project

Desde luego, todo proyecto se puede gestionar sin un programa informático. Sin duda, la buena experiencia y saber hacer del Administrador del proyecto es quien aporta el ingrediente más importante. La herramienta MS Project facilitará el modo de llevar a cabo de manera CONJUNTA las siguientes acciones que bien podrían realizarse, pero individualmente, con otros programas. MS Project es la solución ideal para la administración de proyectos.

Entre muchas posibilidades de trabajo, MS Project nos permite:

• Planificar  y programar  tareas así como asignar recursos a dichas tareas de manera adecuada y sencilla.

• Realizar un control, organización y seguimiento, así como coordinar toda la información que conlleva los requisitos del proyecto, la duración y los recursos asignados a las diferentes tareas.

• Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estándar y con un diseño de diagramas muy apropiados y fáciles de interpretar.

• Establecer escenarios dentro del proyecto para crear análisis de hipótesis. Planteamientos del tipo "Que pasaría si..."

• Intercambiar información de proyecto con todos sus participantes a través de una red local, Internet o de una Intranet.

Con MS Project, el Administrador del proyecto posee un control total del proyecto.

Información: Con Microsoft Office Project Standard 2003, podemos dominar con rapidez el proceso de administración de proyectos mediante la Guía de proyectos. Se trata de una ayuda interactiva paso a paso que nos ayuda a configurar proyectos (mediante asistentes), administrar tareas y recursos, realizar un seguimiento de los procesos así como crear informes a partir de la información de los proyectos. Para más información sobre las posibilidades de esta nueva versión entrar aquí.

La gestión de proyectos requiere la aplicación de una serie de técnicas, que a lo largo de los años han ido surgiendo:

En 1.917 Henry L. Gantt desarrolla un sistema de representación gráfica donde se plasman las tareas o actividades a realizar frente a una escala de tiempo (en MS Project, hoy se denomina escala temporal). Hoy esta forma de representación la utiliza MS Project en su vista denominada Diagrama de Gantt.

En 1.950 las empresas buscaban expertos capaces de coordinar las tareas y relacionarlas.

En 1.957 Surge el CPM (Critical Path Method) o método de ruta crítica que permite calcular la duración de un proyecto en virtud  de las tareas que lo componen y su encadenamiento y/o simultaneidad (que varias tareas se pueden desarrollar al tiempo o bien una cuando acabe la anterior...). Ese mismo año, el gobierno americano crea el diagrama de Pert (Program Evaluation and Review Technique) que relaciona las tareas.

En 1.958, se demuestra la relación entre el diagrama de Pert y del CPM y bajo esta relación se establece que cualquier modificación en la duración en una tarea situada la ruta crítica repercute en la modificación de la fecha de terminación del proyecto. Más tarde detallaremos que es eso de la ruta crítica.

MS Project conjuga estas tres técnicas: Gantt, Pert y CPM en su forma de trabajar.

Como ya se ha comentado y para resumir, la planificación es el paso vital para que el proyecto se desarrolle bien. Para ello, los pasos a seguir inicialmente, bien pueden ser los siguientes:

1. Definir la lista de tareas e Hitos.
2. Estimar la duración de cada tarea.
3. Determinar las relaciones entre las tareas.
4. Construir la estructura de descomposición de trabajo (WBS).
5. Evaluación de los recursos del proyecto.
6. Asignación de recursos a las tareas.
7. Optimizar la estructura.

Con esta información, Microsoft Project crea una programación (vamos a detallar un poco más):

1.- Definir la lista de tareas e hitos. Consiste en acotar los trabajos a realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habrá que definirlas como algo concreto y no como algo general. Tendrán una descripción razonable (ni demasiado general ni demasiado específica).

2.- Estimar la duración de cada tarea. Ya se ha comentado en este capítulo como estimar la duración de las tareas (aquí). La duración de una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización. De la duración de las tareas, se derivará la duración del proyecto.

Existen duraciones que pueden verse modificadas, es decir, que la fecha de finalización de una tarea puede verse alterada. A esa alteración en la duración y calendario de las tareas (fecha de comienzo y/o finalización de la tarea) se le denomina demora. Cuando la fecha de comienzo de una tarea se pospone respecto a la prevista, se dice que existe un retraso. Con MS Project, se pueden organizar y así como realizar un seguimiento de las tareas de forma eficaz para evitar retrasos y no salirse del presupuesto. Existen por lo tanto márgenes de demora dentro de los proyectos. Siempre debemos tener en cuenta la máxima que dice: "Todo lo que pueda pasar... Va a pasar."

Existen tareas cuyo margen de demora tiene que ser cero, es decir que no admiten demoras en absoluto ya que dichos márgenes incidirían en la duración final y total del proyecto. Estas tareas definen lo que MS Project denomina RUTA CRÍTICA.

Las tareas que definen dicha ruta crítica se denominan TAREAS CRÍTICAS.

3.- Determinar las relaciones entre las tareas. Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, tienen que tener un vínculo. Los vínculos establecen relaciones de orden entre las tareas. MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos entre las tareas:

• FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual Comienza (este tipo de vínculo es el más común y el que MS Project establece de forma predeterminada cuando se vinculan dos tareas).

• COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual.

• FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual.

• COMIENZO A FIN (CF): Cuando Comienza una tarea, Finaliza la actual.

4.- Construir la estructura de descomposición de trabajo (WBS). Para que esta estructura quede representada gráficamente MS Project dispone de la vista de diagrama de PERT (además de otras vistas). Mediante este diagrama, las tareas se representan en rectángulos relacionados mediante flechas de enlace que identifican las relaciones. En este tipo de vista (diagrama de Pert), las tareas que constituyen la ruta crítica aparecen con un formato diferente para destacar (generalmente en color rojo). Ver imagen:

5.- Evaluación de los recursos. Con que recursos se va a contar para llevar a cabo las tareas. Identificar personas o grupos de personas, el equipamiento necesario para cada tarea así como las instalaciones necesarias para la realización de cada tarea. También es posible cuantificar económicamente cada uno de los recursos (cuanto cuesta cada uno), de querer hacer un seguimiento económico y presupuestario del proyecto.

6.- Asignación de recursos a las tareas. Se trata de asociar a cada tarea los materiales, personal y equipamiento de que se dispone, es decir los recursos anteriormente definidos.

7.- Optimizar la estructura. Para optimizar la estructura del proyecto, es preciso determinar y modificar los márgenes de demora de las tareas, ¿existe flexibilidad de plazos?. ¿mas de una tarea se puede solapar en el tiempo?, etc... De este modo, se mejora y optimiza el proyecto.