Curso de Project

Aunque en este momento del curso ni siquiera conocemos el entorno de trabajo con MS Project (su pantalla, sus menús, sus vistas, sus tablas con datos...)  podemos, de forma precoz, y basándonos en los conceptos ya explicados ir conociendo (simplemente para quedarnos con alguna idea) los pasos que debemos de forma general, seguir para administrar un proyecto.

A nivel de administración con el programa MS Project, el guión de trabajo y acciones a seguir bien podría ser el siguiente:

- Crear un archivo nuevo de proyecto:

Tras ejecutar el programa MS Project, entraremos directamente a:
Menú de Archivo - Nuevo o bien pulsando el botón de nuevo proyecto. .
Inmediatamente, para que el proyecto tenga nombre y ubicación, desde el principio conviene guardarlo.
Guardarlo con un nombre de archivo (la extensión para todos los archivos de proyecto va a ser *.mpp cuyas siglas vienen de "Proyecto de Microsoft Project").

En este caso el archivo se llamará Tienda Calahorra.mpp.
A continuación y desde Menú de Archivo - Propiedades (del archivo): Se introduce información acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo administrarán y que se encargarán del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto (las que se quieran).

- Definir la fecha de comienzo o bien la fecha de finalización:
Desde el Menú de Proyecto - Información del proyecto.

- Establecer el calendario de trabajo:
Especificar los días laborables (L a V) y horario laboral (de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo) para cada uno de los participantes.  Se pueden marcar periodos no laborables como fiestas, periodos vacacionales...
Esto se hace desde el Menú Ver - Diagrama de Gantt - Herramientas - Cambiar calendario laboral.

- Introducir las tareas y sus duraciones:
Menú de Ver - Diagrama de Gantt. En la tabla izquierda, introducir las tareas en secuencia y hacia abajo. En principio la duración de cada tarea es de un día. MS Project lo representa con un 1?.
Para las duraciones, escribir la cantidad de tiempo que llevará cada tarea expresándola en meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Podemos utilizar las abreviaturas siguientes:
meses = ms, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m. Si la duración es estimada (no definitiva) se acompaña del signo de interrogación (? -el derecho, el que se utiliza en inglés). Por ejemplo 3d? representa una duración estimada de 3 días.

- Crear los hitos:
Se tratan de tareas estratégicas que suponen unas marcas importantes en las fases y evolución del proyecto. Son tareas que tienen una duración cero, es decir 0d (cero días). También es posible que una tarea de duración determinada la podamos, desde sus propiedades, y la solapa de avanzado, marcar como hito (Marcar la tarea como hito). Los hitos se representan mediante rombos negros en la vista del diagrama de Gantt. Posteriormente va a ser posible visualizar todas las tareas o bien simplemente los hitos realizando filtros que solo nos permiten ver del proyecto ciertos elementos que en un momento merecen un estudio separadas del resto.

- Crear tareas repetitivas:
Una tarea repetitiva es aquella que acontece con cierta periodicidad en el proyecto, que se repite cronológicamente (en el tiempo). Por ejemplo,  todos los lunes, reunión en la sala de juntas para evaluar la marcha del proyecto. Se especifica el día para dicha tarea y, o bien cuantas veces se repite o bien hasta cuando dura.
Situándonos en nombre de tarea (por ejemplo en vista diagrama de Gantt) Menú de Insertar - Tarea repetitiva - Duración - Patrón de repetición (Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente) - Terminar (después de cuantas veces o bien en una fecha dada). Las tareas repetitivas se pueden desplegar desde un signo + como en el caso de las carpetas de Windows.

- Estructuración de tareas:
Consiste en tabular unas tareas respecto a otras para definir una estructura de tareas y subtareas de cara a una mejor visión del trabajo. Viéndolas en jerarquía, se comprende mejor el proyecto. Es, por comparar, como una estructura de carpetas en el disco duro de un ordenador todas en el mismo nivel o bien creando unas dentro de otras y definiendo así una estructura de ordenación más esquemática y comprensible para quien las maneja.

Desde la barra de herramientas (también llamada barra e botones) de Formato, esta estructuración de tareas y subtareas la podemos diseñar mediante los botones de .

- Modificar la lista de tareas:
En un proyecto, es posible modificar el orden de las tareas ya que los procesos de Copiar, Cortar y Pegar están admitidos para el manejo de las tareas.

- Programación de tareas. Dependencias. Vínculos entre tareas:
Cuando se tiene la lista de tareas ya debidamente estructurada, es preciso especificar los vínculos entre ellas, es decir sus dependencias entre tareas: Cuándo comienza una tarea respecto a su predecesora... Cuándo se vinculan tareas... Si la duración de una de ellas cambia, se deberán reprogramar las fechas de las demás tareas que la sucedan (tareas sucesoras).

- Establecer relaciones entre tareas:
Por defecto MS Project define entre tareas el vínculo o relación de fin a comienzo FC (que es la más habitual). Esto ya se ha comentado en este capítulo.
En vista diagrama de Gantt - Seleccionar las dos tareas a relacionar - Vincular tareas.
La operación de vincular tareas se realiza mediante el botón de la barra de herramientas estándar .

En la línea negra con flecha que vincula las tareas se puede hacer doble clic para modificar el tipo de relación a cualquiera de las ya explicadas en este capítulo y que de nuevo se resumen en el siguiente cuadro para sellar conceptos:

Lo mismo que para establecer vínculos existe un botón, existe otro botón que permite desvincular tareas:  Desvincular tareas .

En un proyecto, es muy frecuente tener que modificar los plazos de las tareas y tener que reprogramar. En ocasiones aparecen las llamadas delimitaciones. Las delimitaciones son restricciones que se fijan respecto a cuando tiene que comenzar una tarea o bien para cuando tiene que estar concluida. (por ejemplo, la tarea estará concluida para antes de tal fecha o bien para tal fecha).

Siempre que se une una tarea a un proyecto, MS Project le asocia una delimitación por defecto. Si la fecha del proyecto ha sido programada a partir de una fecha de comienzo, la delimitación para las tareas es que comiencen lo antes posible (LAP). En el caso de que el proyecto esté programado a partir de una fecha de finalización, al insertar una tarea, de forma predeterminada, esa tarea va a tener la delimitación de que comience lo más tarde posible (LMTP). Otras delimitaciones que se pueden adjudicar a una tarea son las siguientes:

- NFDD: No finalizar después del...
- NCDD: No comenzar después del...

- Superponer tareas o agregar tiempo de posposición entre ellas.
Después de especificada la secuencia de tareas, es posible que indiquemos retrasos o posposiciones en la fecha de comienzo de alguna de ellas.

Se denomina tiempo de posposición al periodo de tiempo que se define entre dos tareas vinculadas.

Los tiempos de posposición o de adelanto se pueden especificar como valores absolutos o bien como valores porcentuales de la duración de la tarea en la ficha predecesora de propiedades de la tarea.

- Establecer fechas fijas para el comienzo o final de una tarea.
Cuando se desea, independientemente de las relaciones entre las tareas, que una de ellas comience en una determinada fecha, se dice que aparece una restricción o delimitación inflexible.
¿Como se indica?: Para una tarea - Información de la tarea - solapa avanzado - Tipo de delimitación - Fecha de delimitación. También desde el botón de información de la tarea. .

- Dividir tareas.
En ocasiones una tarea es preciso interrumpirla para acometer otra tareas con lo cual, queda en la primera una especie de laguna o interrupción. Queda dividida para ser continuada más tarde. Generalmente estas divisiones de deben a causas imprevistas como por ejemplo la enfermedad de un trabajador para el que no se dispone de sustituto.

Si mediante arrastres reducimos la división hasta "cerrarla", habremos eliminado esa división.

Por lo tanto y como resumen, quedémonos con estos tres botones: .

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