Curso de Project

Después de plasmar todos los elementos que se acaban de describir en el guión anterior (los pasos que hemos descrito), es posible que tras revisar todo, la fecha límite del proyecto no se vea cumplida. Por este u otros motivos, es posible, es frecuente tener que reconducir el proyecto: Revisar los plazos de las tareas que componen la ruta crítica, ver si es posible adelantar o marcar un tiempo de adelanto a ciertas tareas, si hay fechas que se deben cumplir de forma ineludible, es decir, establecer unas delimitaciones, si existen recursos sobre asignados, si otros recursos se pueden reasignar... Por estos u otros motivos, va a ser preciso reajustar el proyecto siempre de cara a conseguir el objetivo propuesto inicialmente en el proyecto, en el plazo y bajo el presupuesto establecidos en el plan inicial.

- Comprobar la dependencia entre tareas.

MS Project, en principio, cuando se vinculan dos tareas, el tipo de vínculo que establece es de fin a comienzo. Quizás sea preciso modificar el tipo de vínculo entre algunas tareas de cara a reducir y adelantar la fecha de fin de proyecto, es decir estructurar de nuevo los vínculos entre ciertas tareas.

Esto se realiza, estando en la vista de diagrama de Gantt y haciendo doble clic en la línea de vínculo que une las dos tareas en cuestión.

Si revisando el diagrama de Gantt observamos que dos tareas se pueden realizar simultáneamente, la dependencia entre ellas quizás nos convenga cambiarla a de tipo comienzo - comienzo (CC), mientras que si dos tareas deben finalizar en la misma fecha, la dependencia la cambiaremos a fin - fin (FF). Estos cambios repercutirán probablemente en la ruta crítica por lo que la fecha de final del proyecto se va a ver modificada favorablemente.

- Posposiciones o adelantos de tareas. Solapamientos de tareas.

Desde la propia ventana que aparece al hacer doble clic sobre la línea de vínculos también se pueden modificar los tiempos de posposición (en valores absolutos -tantos días- o bien en forma de porcentajes del tiempo total de las tareas). Un adelanto es, como ya hemos comentado una posposición negativa (-2 en valor absoluto o bien -20% en forma de porcentaje respecto de la duración de la tarea predecesora).

Mediante estos ajustes se obtiene un modelo más exacto de la forma en la que se va a realizar el trabajo.

Asignación de más recursos a las tareas.

Esta es una forma eficaz de reducir los tiempos de programación. Si se asignan más recursos a las tareas, como ya hemos comentado, el tiempo que se emplea para realizarlas se reduce (si se necesitan 2 días con un operario para realizar una tarea, quizás con 2 operarios, el tiempo se reduzca a un día).

Desde el Menú Ver - Recursos se pueden observar las asignaciones de recursos y tareas para ver las disponibilidades.

División de tareas.

Como ya hemos comentado es posible establecer "cortes" en la realización de ciertas tareas (por ejemplo es preciso dejar 1 día antes de dar una segunda mano de pintura sintética a las columnas).

A medida que se avanza en el proyecto es preciso almacenar el plan en un dispositivo seguro como por ejemplo el disco duro del ordenador.

Al guardar un proyecto es interesante hacerlo con lo que se ha dado en llamar la línea de base. La línea de base es como un guión con la trayectoria de todo el proyecto. Gracias a la línea de base es posible establecer comparaciones del proyecto de MS Project frente a la evolución real del mismo:

- Como marchan las tareas respecto a lo programado.
- Que trabajo han realizado los recursos.
- Si el presupuesto se atiene a lo previsto.

Para poder realizar estos seguimientos, MS Project se apoya en los conceptos de plan previsto (el plan original que inicialmente se estipuló -hasta 11 se pueden almacenar pro proyecto-), plan provisional (conjunto de fechas de comienzo y de fin que en un punto determinado del proyecto pueden ser guardadas -hasta 10 se pueden almacenar por proyecto-) y plan actual (es el real que tiene lugar en un momento dado).

Es posible guardar hasta 11 líneas de base diferentes. La información de línea de base se almacena en los campos Comienzo previsto, Fin previsto, Trabajo previsto, Duración prevista y Costo previsto.

La operación se hace desde el Menú de Herramientas - Seguimiento - Guardar línea de base.

Las líneas de base también se pueden borrar.

Para poder hacer las comparaciones, en determinados puntos o momentos del proyecto es posible guardar planes provisionales desde el mismo panel anterior.