Curso de Project

Es interesante asignar recursos cuando se quiere controlar como intervienen las personas, el equipamiento, y/o los materiales en las diversas tareas del proyecto. Si además, a los recursos les asignamos unos costos, desde MS Project se podrá hacer un seguimiento más detallado de todo, a niveles económicos.

Si por parte del administrador del proyecto no se introduce información de costos sobre los recursos, MS Project solo considerará las duraciones de las fases del proyecto, basadas en las dependencias entre las tareas.

Se irán introduciendo los recursos en la tabla de recursos: Menú de Ver - Hoja de recursos. Ver - Tabla - Entrada. A continuación se asigna a cada recurso su tipo según ya se ha comentado (material o trabajo).

De cara a poder filtrar (aplicar filtros) posteriormente las tareas que pertenecen a un determinado aspecto, se pueden definir grupos de recursos, aunque a las tareas se asocian recursos y no grupos de recursos.

En cuanto a los calendarios, en principio todos los recursos se acogen al calendario general establecido para todo el proyecto, sin embargo, es posible, en la información de los recursos (de cada recurso) asociar un calendario especial asociado a un recurso por si un determinado recurso no va a estar disponible unos días o bien si lo estará en festivos...

1.- En el Menú Ver - Hoja de recursos - y seleccionamos el recurso cuyo calendario deseamos modificar.
2.- En el Menú Proyecto - Información del recurso - ficha Horario del trabajo.
3.- En el calendario deberemos señalar los días que se desean modificar.
4.- Después, elegiremos o bien Predeterminadas, Periodo no laborable o bien Periodo laborable no predeterminado. (eligiendo predeterminadas, se asume el calendario estándar de MS Project que fue establecido al principio del todo).

Para asignar los recursos a las tareas, estando en la vista de diagrama de Gantt, se selecciona una tarea y se le asignan los recursos correspondientes teniendo en cuenta que a una tarea se la puede asignar más de un recurso. En este caso, se seleccionarían varios mediante los métodos de selección que conocemos (los propios de Windows utilizando las teclas del teclado Control y Mayús).
Para asignar recursos tenemos el botón: Asignar recursos .
A los recursos se les asigna un trabajo que realizan y ese trabajo, se expresa en unidades porcentuales. Un 100% significa que ese recurso se involucra a jornada completa en el proyecto y en esa tarea concreta.

- Duración de las tareas.

Una tarea tiene una duración establecida inicialmente en la tabla de tareas. Si a una tarea se le asocian más recursos para su ejecución, MS Project, automáticamente le reduce la duración.

Por ejemplo: Si a una tarea se le asigna un recurso que resuelve un trabajo al 100% (por ejemplo un fontanero que trabaja a jornada completa, es decir las 8 horas diarias), si la duración estipulada para la tarea es de 2 días, y si la jornada laboral es de 8 horas diarias, al asignarle ese recurso dicha tarea se realizará en 2 días (8 horas X 2 días = 16 horas). Hasta aquí normal. Pero si además de ese recurso se le asigna después otro recurso igual (o sea 2 fontaneros a jornada completa), la tarea se llevaría a cabo en la mitad de tiempo, es decir en un día. Requeriría  2 recursos de a 8 horas: 16 horas sí, pero la duración de la tarea se reduciría a 1 día. Esto sucede porque predeterminadamente, MS Project para cada tarea, en sus propiedades, tiene marcada una casilla de verificación denominada Programación condicionada por el esfuerzo. Si se desmarca esa casilla, la duración de la tarea del ejemplo seguiría siendo de 2 días pese a tener el doble de recursos para efectuarse. Esta opción se encuentra en Información de la tarea, solapa Avanzado .   Nota: Si se desea que para todas las nuevas tareas que se definan en el proyecto a partir de un determinado momento se desea tener esa opción desactivada, desde el lugar desde donde se configuran todos los productos Microsoft, es decir, desde Menú Herramientas - Opciones, acudiremos a la solapa Programación y desactivaremos esta casilla, así, las nuevas tareas no estarán condicionadas por el esfuerzo (inicialmente está activada).

- Comprobación y modificación de las asignaciones de los recursos.

Desde el Menú desplegable Ver - Uso de recursos podremos ver las asignaciones de recursos a tareas así como comprobar la sobre asignación de recursos. Si el nombre del recurso aparece en rojo es que se encuentra sobre asignado. Es muy conveniente revisar esas asignaciones.

Si se desea hacer un seguimiento económico de cara a saber si el proyecto se ajusta a un presupuesto fijado para su ejecución, deberemos asociar costos mediante unas tasas a cada uno de los recursos implicados (a su trabajo). De esta forma, las tareas se cuantifican económicamente y en consecuencia se puede saber cuanto cuesta cada tarea y en definitiva todo el proyecto, se podrán calcular desviaciones respecto al presupuesto inicial... Desde luego, es posible no  asociar costos en un proyecto, pero en ese caso no podrá hacerse, como es lógico, un seguimiento económico del mismo.

MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estándar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no está disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa están disponibles.

Desde el Menú de Ver - Hoja de recursos - (para introducir un nuevo recurso, ubicarse en la columna Nombre del recurso en la fila correspondiente al nuevo recurso y escribir el nombre para ese recurso. Luego, asociar el tipo de recurso: Trabajo o material) ..

Para los recursos de tipo material, se deberá especificar una etiqueta (siglas que identifican ese material), una unidad de medida (Tonelada, docena, metro lineal...) así como la tasa correspondiente.

- Costos fijos.

Existen algunas tareas que presentan siempre un costo fijo, como por ejemplo los de equipamiento o una subcontrata a destajo (se paga tanto por hacer una tarea de forma cerrada y fija).

- Acumulación de costos.

En Microsoft Project, los costos de recursos se prorratean de forma predeterminada. Su acumulación se distribuye a lo largo de la duración. Sin embargo, puede cambiar el método de acumulación para que los costos de recursos tengan efecto o bien al comienzo o bien al final de la tarea.

Menú Ver - Hoja de recursos - cuando estamos viendo los recursos en forma de tabla (Ver - Tabla) - Acumular.

- Estudio de costos.

Ver - Hoja de recursos - Tabla de costos.

Se pueden mostrar hojas de costos, costos acumulados, gráficas de recursos...

En el Menú de Proyecto - Información del proyecto - Estadísticas - Costo actual. Se pueden comparar el campo previsto y el campo real para ver las diferencias entre lo previsto y lo que realmente acontece en el aspecto económico en un determinado momento del proyecto, es decir si se ajustan a las previsiones.

También desde ese punto, se pueden comparar los valores del campo actual y el campo restante, de ese modo se podrá comprobar si se dispone de liquidez para acometer el resto del proyecto hasta el final del mismo.

Después de introducidas las tareas, de haber sido relacionadas unas con otras y engarzadas en el tiempo, después de haber introducido los recursos y de haber asignado a éstos los costos correspondientes, es necesario revisar si por ejemplo los plazos están bien definidos. Revisar el proyecto para cada uno de los momentos estratégicos llamados hitos. Si la fecha final del proyecto se ajusta a la real. Recorriendo las diversas vistas que MS Project proporciona, revisaremos las tareas y los recursos desde sus tablas correspondientes. Se hará un seguimiento de la ruta crítica...

Podemos obtener información general acerca de las fechas de comienzo y final del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales, acercando y alejando el Diagrama de Gantt mediante los zooms.

Menú Ver - Diagrama de Gantt  // Menú Ver - Zoom.

También se puede ajustar el zoom desde los botones correspondientes de acercar o alejar. .

Revisar, tras modificar los parámetros del proyecto, las fechas de inicio y finalización es muy conveniente.

Menú Proyecto - Información del proyecto -  Estadísticas.

Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, así como el trabajo y el costo total.

 - Identificar la ruta crítica.

Como ya se ha comentado, la ruta crítica es la marcada por aquellas tareas cuya modificación en su duración (recordemos que pueden existir demoras) afecta directamente sobre la fecha de finalización del proyecto. Es importante mimar el seguimiento de estas tareas y para ello MS Project cuenta con la posibilidad de realizar un filtrado de tal manera que solamente se vean como protagonistas dichas tareas:

Menú Ver - Diagrama de Gantt. La ruta crítica se manifiesta como unas tareas con un formato diferente. Dicho formato se puede modificar mediante el asistente para diagramas de Gantt que tiene el programa MS Project.  Asistente para diagramas de Gantt .

Los filtros de establecen desde el Menú de Proyecto - Filtro para - Tareas críticas.

- Utilizar las vistas diferentes.

- Personalizar las vistas.

Esto es posible desde Menú Ver - Vistas - Más vistas así como Menú de Ver - Tabla - Más tablas.

- Filtrado de información.

Si deseamos concentrarnos únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, podemos aplicar un filtro a dicha vista. Podemos especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan los criterios que establezcamos.

- Ordenación de los datos.

Desde el Menú de Proyecto - Ordenar - Ordenar por.

Existen múltiples posibilidades de ordenación que serán estudiadas a fondo en el capítulo correspondiente de este curso.

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