Curso de Project

Si hasta este punto de este primer capítulo, las ideas principales han sido asimiladas, es ahora el momento de repasar los conceptos más importantes que han surgido mediante el siguiente glosario de términos, en caso contrario, recomiendo volver a estudiar de nuevo y desde el principio los conceptos que se han expuesto ya que la gestión de proyectos quizás sea algo nuevo y que, al principio cuesta bastante comprender en su terminología y conceptos, retener y asimilar.

A la vista de todo lo anterior, el programa MS Project en definitiva, nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. Con MS Project nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo. Las fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que además mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...) es una potente herramienta que a partir del próximo capítulo vamos a desmenuzar progresivamente. Ánimo.

Para comenzar la enumeración de diferencias fundamentales que aporta la nueva versión de MS Office Project 2007 frente a las anteriores, es preciso reseñar, que la interfaz, es decir la distribución de elementos en pantalla (botones y menús fundamentalmente), no ha cambiado ni presenta la novedosa cinta de opciones presidida por el botón MO (Microsoft Office Botom), ese botón redondo en la parte superior izquierda.
Continúan por lo tanto existiendo los menús desplegables de siempre con las mismas opciones de las versiones anteriores. De cualquier forma conozcamos las diferencias más reseñables:

En versiones anteriores a 2007, solo era posible deshacer una sola acción mediante el botón de deshacer, imposibilitando en muchas ocasiones realizar simulacros del tipo “qué pasaría si modificamos en nuestro proyecto esto, y esto…” no pudiendo retroceder la situación del proyecto a una situación previa varios pasos atrás.
Por lo tanto, disponemos ahora de la posibilidad de anulaciones múltiples de cara a probar situaciones de hipótesis.

Cuando en un proyecto es modificada, por ejemplo la duración de una tarea, todas aquellas tareas dependientes de esta debido a vínculos existentes, se verán afectadas y modificada de alguna manera su fecha de comienzo y de finalización.
Ahora, MS Project 2007 sombrea resaltando en tonos azulados, el fondo de aquellas celdas de la tabla actual que se ven afectadas por un determinado cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones que cualquier modificación incide sobre otros elementos del proyecto. Es más fácil observar las tareas afectadas por una modificación en el proyecto. Desde el menú Ver, es posible dede una nueva opción, mostrar u ocultar cambiar el resaltado.

Tras cualquier problema surgido en el proyecto, o por necesidad de conocer los factores que afectan a la fecha de comienzo del proyecto, el nuevo MS Project dispone de los controladores de tareas que nos permitirán ampliar información del origen y causa del problema así como posibles sugerencias a modo de vía de solución propuesta por el programa. Un nuevo botón en la barra de herramientas estándar (entre el botón de notas de tarea y asignación de recursos) nos abre en el margern izquierdo de la pantalla los controladores de tareas que, dependiendo de la tarea en la que estemos situados nos presenta un resumen de tareas predecesoras, calendario al que está sujeto la tarea así como otros datos relevantes, disponiendo de este modo de una información resumida muy útil de cara a tomar decisiones rápidas.

La Guía de proyectos es un asistente que se abre que en el lateral izquierdo de la pantalla de MS Project (desde menú Ver – Activar Guía de proyectos) a la vez que se presenta una pequeña barra de herramientas con los botones tareas, recursos, seguimiento e informes. Esta guía de proyectos nos permite seguir un itinerario secuencial de cara a la elaboración de un proyecto desde su definición inicial, tareas, recursos, seguimiento, informes… hasta su cierre final.
Ahora, esta nueva y rediseñada guía de proyectos incorpora nuevos y más detallados y minuciosos pasos para hacer mucho más fácil la definición de un proyecto y y de este modo conseguir una obtención de productividad directa desde el comienzo de nuestro trabajo con el programa.

Antes era posible trasladar a MS Project información existente en otros entornos de trabajo con estructura de tabla a MS Project solo con seleccionar dicha información y mediante copiar y pegar. Ahora los nuevos entornos 2007 permiten mediante opciones directas la exportación de datos a formato MS Project, con lo que se consigue una mejor y más cómoda forma de trasladar listas de tareas de MS Excel o MS Outlook a MS Project para definir planes de proyecto a partir de esa información gestada y definida en otros programas. También es posible trasladar definiciones de recursos desde Microsoft Active Directory o bien desde una libreta de direcciones de Microsoft Exchange Server (de disponer de estos programas).

En versiones anteriores la opción Informes se encontraba situada en el menú Ver, permitiendo elaborar informes generales, sobre actividades actuales, de costos, de asignaciones, alusivos a carga de trabajo, personalizados…
Ahora, dicha opción aparece dentro de un nuevo menú desplegable situado entre el menú Colaborar y el menú Ventana, llamado Informe.
En dicho menú disponemos, además de la opción informes con los mismos grupos de tipos de informes ya existentes en anteriores versiones (aunque dispongamos de algún modelo nuevo), de la nueva opción INFORMES VISUALES, la cual nos permite definir gráficas analíticas basadas en los datos del proyecto. Un nuevo cuadro de diálogo en forma de panel multificha nos permitirá definir plantillas de gráfica o apoyarnos en algunas ya definidas en Excel y Visio. El aspecto profesional de los resultados gráficos es ahora un valor añadido al nuevo MS Project 2007.

En en nuevo menú Informe encontramos ahora la opción de Copiar imagen. Mediante esta opción podemos trasladar como imagen, el contenido de la pantalla, bien parte del proyecto entre fechas especificadas, las filas de la tabla actual visualizadas en pantalla, las filas seleccionadas de la tabla actual… Situándonos en programas destino tales como MS Excel, MS PowerPoint o bien MS Word 2007, podremos pegar (Control + V) en forma de imagen incrustada, visualizaciones de proyecto desde MS Project. Los objetivos bien pueden ser elaborar informes enriquecidos en Excel, Documentos y dossieres descriptivos en Word o presentaciones de comerciales y de producto a audiencias concretas desde PowerPoint.

Ahora es posible desde el panel de Menú de Formato - Fuente,  aplicar colores de fondo de forma independiente a las celdas deseadas pudiendo enfatizar de este modo elementos de las tablas de cara a un mejor control.

A los recursos de tipo material y de trabajo, se suman en esta nueva versión, los recursos de costo.
Todos los recursos definidos en un proyecto, normalmente tienen asignado un costo. Los recursos hasta ahora podrían ser de tipo trabajo (como por ejemplo un trabajador) o de tipo material (como por ejemplo unos ladrillos).
Recursos implicables en un proyecto que tienen un costo final como por ejemplo una comida o un billete de avión, serán ahora definidos como recursos de costo. Estos recursos, no dependen ni de la capacidad de trabajo, ni de la duración de la tarea. Antes se definirían como recursos de trabajo o material de costo fijo y sin tasas estándar ni horas extra).
Estos recursos de costo proporcionan más control a la hora de aplicar distintos tipos de costos a las tareas.
A diferencia de los costos fijos, los recursos de costo se crean como un tipo de recurso y posteriormente se asignan a una tarea. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos de costo no pueden tener un calendario aplicado y, por lo tanto, no afectan a la programación de la tarea. Este tipo de recursos permite trabajar en el proyecto con un mayor nivel de detalle.

Una mayor y mejorada ayuda on-line permite buscar por conceptos asistencia sobre los procedimientos de trabajo. Ejemplos, notas adicionales, consejos… Incluso formación desde la página de Microsoft.

Nuevo y mejor control de definición de calendarios. Es posible definir excepciones horarias para rangos de fechas así como indicar las semanas laborales mediante un nuevo panel multificha que aporta un botón de Detalles para especificar franjas horarias para días de la semana entre rangos de fechas, así como patrones de repetición. En suma, otra forma semejante de definir calendarios.

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