Curso de Project

Cuando ejecutamos el programa mediante un doble clic en el acceso directo del escritorio, y tras aparecer en pantalla unos instantes el logotipo de Project Professional 2003 “aterrizamos” en la pantalla principal del programa. Para salir del mismo deberemos hacer un clic sobre la X de la ventana más exterior (arriba del todo a la derecha) o bien pulsando sobre la opción Salir del menú de Archivo (Menú Archivo - Salir).
Inmediatamente nos encontramos con el entorno de trabajo de MS Project: Su pantalla principal. Una buena opción, para empezar, puede ser cerrar el panel de tareas Inicio como indica la siguiente figura:

El que dicho panel aparezca o no aparezca al comienzo de la sesión es responsabilidad de la casilla de verificación que se encuentra tras el Menú de Herramientas - Opciones (desde donde se configuran todos los productos Microsoft), solapa General:

¿Por qué cerrarlo? Porque ofrece posibilidades tales como acceder a la ayuda on-line (si estamos con conexión permanente a Internet) sobre el programa, buscar ayuda sobre el tema que tecleemos en el panel de buscar que presenta, o bien abrir alguno de los archivos de proyecto recientemente utilizados, o bien crear un proyecto nuevo:

Estas últimas opciones, las podremos realizar desde el Menú desplegable de Archivo - Abrir.

Por lo tanto, para no "comer pantalla" es aconsejable cerrar este panel.

Información: En las nuevas versiones de las aplicaciones Microsoft, los menús desplegables (a no ser que configuremos lo contrario desde Menú Ver - Barras de Herramientas - Personalizar - Solapa Opciones) solo muestran las opciones más utilizadas del menú (las más recientemente usadas), no desplegando el menú con todos los elementos disponibles. Esto puede, en un primer despliegue de los menús, desorientar. Pues bien, haciendo doble clic en el título del menú (por ejemplo en Herramientas, arriba) conseguimos que el menú se despliegue por completo. De este modo no es preciso tener que esperar unos segundos con el puntero posicionado sobre la doble flechita que aparece como última opción del menú resumido que surge inicialmente.

Una vez cerrado el Panel de Tareas Inicio , es aconsejable visualizar en el lateral izquierdo de la pantalla de MS Project la barra de vistas. Se trata de una franja vertical en el borde izquierdo de la pantalla en la que mediante iconos es sencillo cambiar el modo en que se ven las informaciones que brinda el programa.
La barra de vistas se visualiza o no visualiza cambiando el estado de la opción siguiente: Menú Ver - Barra de vistas: . Si se encuentra marcada es que se está visualizando dicha barra.

Vamos a realizar una breve descripción de las partes principales de la pantalla inicial de MS Project. La pantalla mostrada debería ser la inicial que se recomienda tener al comienzo de una sesión de trabajo:

La barra de título, es como para cualquier programa, la que presenta el nombre del programa así como el nombre del archivo actual de trabajo. Cuando el usuario aún no ha guardado con ningún nombre un archivo de proyecto, el nombre por defecto que se le asigna es Project1 (recordemos que en Word es Documento1, que en Excel es Libro1...). De desear archivar el proyecto con ese u otro nombre en la carpeta deseada de la unidad de disco deseada, el propio programa le adjudica la extensión .MPP (Microsoft Project Proyecto). Así por ejemplo "Mi proyecto1.mpp" es un nombre correcto de archivo de proyecto creado con MS Project.
A la derecha de la barra de titulo disponemos de los botones de minimizar, restaurar y cerrar el programa respectivamente , acciones que también podemos efectuar desde el menú de control que se despliega haciendo clic en el botón de control que está a la izquierda del todo de la barra de título .

Información: De desear almacenar un archivo como plantilla (con la misma idea de plantillas que en el resto de las aplicaciones Microsoft), la extensión adjudicada será .MPT (Microsoft Project Template) -Template significa plantilla en inglés-. En este caso, la carpeta por defecto para archivar la plantilla de proyecto será la carpeta Plantillas de Microsoft Office y dependiendo de la versión de MS Project, la ruta en el disco duro será una u otra. En el caso de la versión 2003 la ruta para la carpeta plantillas es la siguiente para un usuario llamado Luis (sesión de Windows iniciada para el usuario Luis):

La barra de menús desplegables es desde la cual, desplegando sus menús mediante clic o doble clic, disponemos de todas las opciones y posibilidades del programa.

La sintaxis de los menús de MS Project es la siguiente:

Menú con clic de punta de flecha hacia la izquierda. Al hacer un clic sobre una opción se desplegará el menú de Project  .

Opción de menú con puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción aparecerá un cuadro de diálogo en el que es posible llevar a cabo distintas operaciones  . (Los puntos suspensivos significan que hay algo mas...)

Opciones sin puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción se llevará a cabo la operación concreta. .

Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla o desactivarla. Una opción activada tiene un símbolo de verificado .

Opciones con triangulito por la derecha. Son opciones que al elegirlas ofrecen otro submenú .

El método más rápido para acceder a los menús de MS Project es hacer un clic con el ratón sobre las distintas opciones. Si en algún caso se desea activar una opción del menú utilizando el teclado se deben pulsar simultáneamente las teclas ALT y la letra subrayada del menú al cual se quiere acceder. Si queremos, por ejemplo, acceder al menú de Ver bastará con pulsar simultáneamente la tecla ALT y la tecla V. Esto lo representaremos desde ahora con ALT+V.

Otro método para acceder a los menús desde el teclado es activar la barra de menús pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón en un lugar de la pantalla. Dependiendo de la posición del puntero del ratón, el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

A la derecha de la barra de menús, aparece un pequeño panel (que muestra el mensaje: “Escriba una pregunta” en gris) que nos permite escribir alguna pregunta sobre el programa en caso de dudas. Esto enlazará con la ayuda del programa para tratar de responder a dicha pregunta. A la derecha del todo de la barra de menús, otro botón de cerrar sirve para cerrar el proyecto con el que estemos trabajando ahora (documento actual). Pero, de hacer esto,  nos quedaríamos dentro del programa: Cerramos al documento pero no el programa.
Es el botón de cerrar de arriba del todo a la derecha (como hemos visto) el que cierra el programa MS Project. Por lo tanto uno cierra el programa (el de arriba del todo) y el otro cierra el proyecto vigente o actual dentro del programa.

Los menús desplegables de MS Project son los siguientes:

- Menú de Archivo: Contiene las acciones a realizar con el proyecto en uso (los proyectos se almacenan en disco como archivos. Cada proyecto será un archivo). Abrir un proyecto, guardar el proyecto actual, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico a un destinatario, propiedades del proyecto en uso...
- Menú de Edición: Operaciones tales como cortar, copiar, pegar, pegados especiales, buscar, ir a, reemplazar, vincular y desvincular tareas, dividir tareas...
- Menú de Ver: Permite cambiar las vistas (cosa que también se puede hacer desde la barra de vistas de la izquierda -de tenerla mostrada-), manejo y personalización de barras de herramientas, encabezados y pies de cara a imprimir, por ejemplo un diagrama de Gantt, cambiar los zooms...
- Menú de Insertar: Desde él insertaremos tareas, recursos, tareas repetitivas (que se repiten a intervalos de tiempo regulares), insertaremos un proyecto dentro del actual (con vinculación o sin vinculación ) reorganizándose todo el proyecto, permite insertar objetos varios, hipervínculos, columnas en la hoja de la vista actual...
- Menú de Formato: Operaciones que tienen que ver con la forma estética (formatos) de las vistas tales como fuentes, estilos, colores...
- Menú de Herramientas: Desde aquí se configura el programa como ya hemos visto en alguna acción, se configuran y asignan los recursos, se establecen los calendarios del proyecto, se establecen los seguimientos sobre el proyecto actual...
- Menú de Proyecto: Sus opciones aportan informaciones sobre el proyecto, permite ordenar, establecer y aplicar filtros, esquematizar (hacer esquemas) tareas, agrupar tareas...
- Menú de Colaborar: Permite trabajando con una aplicación complementaria a MS Project llamada MS Project Server, compartir la información del proyecto con otros miembros del equipo del proyecto. Estos aspectos se realizan mediante opciones de este menú.
- Menú de Ventana: Simultanear la visualización de varios proyectos abiertos en mosaico, cambiar de uno a otro... (como siempre se ha actuado con este menú).
- Menú de Ayuda (?): Presenta las posibilidades para buscar ayudas sobre aspectos del programa. Trae una novedosa herramienta para detectar y reparar posibles problemas con el propio programa MS Project. Se configura y gestiona el asistente del Office (el muñequito ayudante en forma de clip que suele aparecer por pantalla ofreciéndonos sus servicios de ayuda).