Curso de MS Project 2003-2007

Es ahora, después de introducir la información básica para el proyecto como es la fecha de comienzo y las propiedades mas elementales, cuando se debe, desde el principio, almacenar como cualquier archivo generado desde cualquier programa de aplicación, en este caso el proyecto que se comienza. Para ello o bien desde el botón de guardar o bien desde el Menú de Archivo - Guardar realizaremos esta acción.

En este punto del curso, deberíamos dar por sentado que ya tenemos claros ciertos conocimientos de Windows y que conocemos a la perfección los conceptos de “unidad de disco”, “carpeta”, “archivo o fichero”, “nombre de archivo”, “extensión”…

Muchos usuarios, llegado este punto, se preguntan al "asomarse" al menú de Archivo: ¿Guardar o Guardar como?. Ya se verá en otro momento la diferencia entre ambas opciones. Por ahora, elijamos Guardar.

En este caso MS Project pedirá el nombre del proyecto, ya que "Project1" es el propuesto por el programa inicialmente, así como la ubicación que queremos dar al  mismo. Todo esto lo decidiremos en un panel como el que sigue:

El nombre que tendrá el archivo se escribe en el cuadro Nombre de archivo, no es preciso, como ya se ha comentado, ponerle la extensión ".MPP", Project se la añade automáticamente.

En el panel que se nos abre, cuyo título es Guardar como, en la parte superior, donde aparece el letrero: Guardar en: Como respuesta a este panel, suele aparecer de forma predeterminada por MS Project la carpeta Mis Documentos del disco duro como destinataria de todos los documentos de proyecto. De no desear almacenar los archivos en dicha carpeta, elegiremos la unidad de disco en la que vamos a archivar nuestro documento: Elegimos, por ejemplo, C: (el disco duro).
Una vez seleccionado el disco duro (C:), deberemos elegir dentro de él la carpeta (también llamadas directorios) en la cual deseamos almacenar nuestro escrito. En el panel central grande, aparecen los nombres de las carpetas ya existentes en nuestro disco duro, así como los otros posibles archivos que ya pudieran existir en el disco duro y que no estén dentro de ninguna carpeta. De querer señalar alguna de esas carpetas como lugar de destino de nuestro proyecto bastaría con hacer doble clic en ella (en el propio dibujo de la carpeta amarilla) para activarla (con lo que se mostraría dicha carpeta en el panel superior de Guardar en:).

Pudiera darse el caso, de que en el momento de guardar un trabajo en disco, se desee crear (en ese instante) una carpeta para su ubicación. ¿Como hacerlo?

Para crear una carpeta y una vez ubicados en C:, lo que se debe hacer el pulsar el botón que aparece en la parte superior que tiene forma de una carpeta amarilla como con una chispa en su esquina superior derecha (si sobrevolamos dicho botón deberá aparecer el cartel de Crear nueva carpeta). Inmediatamente aparece el panel siguiente donde escribir el nombre de la carpeta a crear:

Una vez indicado el nombre para la carpeta, Project nos ubica directamente en dicha carpeta. Es ahora cuando se introduciría el nombre para el archivo en el panel inferior de nombre de archivo y tras pulsar el botón Guardar, observaremos que en la barra de título de MS Project el nombre del proyecto ya no es Project1 sino el indicado en el cuadro de Nombre de archivo.

En el caso del ejemplo de la imagen se creará un archivo en la carpeta "PROYECTOS" que se llamará "Tienda Calahorra". El título de la ventana de MS Project una vez guardado será "Microsoft Project-Tienda Calahorra.mpp".

Guardar frente a Guardar Como...: Para guardar un archivo de trabajo actual, cuando el archivo aún no tiene ni ubicación ni nombre (es decir la primera vez que se va a guardar), dará lo mismo elegir la opción Guardar (o lo que es lo mismo, pulsar sobre el botón de la barra de herramientas ) que la opción Guardar como..., ya que cualquiera de las dos opciones, deberá presentar el panel donde especificar donde se desea guardar el archivo, con que tipo (.mpp o bien otro) y con que nombre. Sin embargo, si el archivo actual ya ha sido guardado con anterioridad, o bien porque ha sido abierto desde disco para trabajar, la opción Guardar, re-Guarda el archivo con el mismo nombre y en el mismo lugar donde estaba, reemplazando la anterior versión que hubiera del archivo (sea mayor de tamaño, menor, mas antigua...). MS Project, en este caso NO pregunta si se desea reemplazar el archivo ya existente y esto puede entrañar cierto peligro (por descuido se puede "machacar" una versión del archivo que nos pudiera interesar conservar). Para el caso en que el archivo ya tenga nombre y ubicación previa, la opción Guardar como... va a presentar el panel de Guardar como. Propondrá como carpeta de destino, aquella en donde estaba guardado con anterioridad. Como nombre, el que tenía. Es en este panel, donde el usuario decide si guardarlo en otro lugar o no, y con el mismo nombre (creando de este modo una dúplica del archivo) o con otro nombre (este caso es para guardar el archivo como otro archivo. Nos basamos en un archivo guardado previamente, para modificándolo, crear y guardar como otro archivo. Guardar como... otro archivo). En este caso, si se decide guardar con el mismo nombre y en el mismo lugar (disco y carpeta) SÍ pide confirmación para reemplazar el archivo que existía previamente. En resumen, la opción que SIEMPRE presenta el panel donde decidir "las cosas" es Guardar como...

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