Curso de Word Avanzado 2007

La opción Guardar como del menú de Archivo permite crear un nuevo documento igual al que tenemos en pantalla. Para ello desplegará el cuadro de diálogo de Guardar como, indicaremos la ubicación (la misma u otra) y el nombre del archivo (que generalmente será otro distinto), y cuando pulsemos el botón Guardar tendremos en pantalla el nuevo documento y el documento que sirvió de base se habrá almacenado en disco.

Un de los problemas con los que nos encontramos a la hora de guardar un archivo (un trabajo, un documento...) es la de que nombre asignar a dicho archivo. En ocasiones, debemos guardar casi a diario archivos con el mismo tipo de información pero con diferentes contenidos (los de cada día, los de cada vez).

Ejemplo-1: Tenemos creado un modelo de presupuesto "presupuesto.DOCX" (con las partes y esquema tipo de un presupuesto, pero sin conceptos ni precios) que abrimos diariamente vacío de datos y en donde introducimos el conjunto de datos que definen un presupuesto de un cliente sobre tales artículos. Cada día crearemos, por ejemplo en una carpeta llamada "Presupuestos 2003" del disco duro, un archivo mediante la opción "Guardar como" al que tendremos que asignar un nombre diferente para cada presupuesto que creemos y que deseemos guardar. Si los nombres que vamos asignando son "presu1", "presu2", "presu3", ...al final esto sería válido ya que cada archivo tiene un nombre distinto, pero no sabríamos cual es el archivo que corresponde al presupuesto de María Gómez del 23 de mayo, por ejemplo, dado que, el cliente, pasados dos meses, desea retomar el presupuesto ya que aunque tarde, lo acepta.

Una buena técnica es la da dar nombres a cada archivo reservando ciertas posiciones del nombre para cierto tipo de información identificativa de cada archivo.

Así por ejemplo, para guardar el presupuesto de María Gil del día 23 de mayo de por la mañana (en nuestro comercio se realizan muchos presupuestos a la semana, incluso al día), unos buenos nombres podrían ser:

Vemos como, con ésta técnica, hemos previsto que el primer carácter del nombre del archivo es una P para identificar que se trata de un presupuesto (R para las reclamaciones, I para las incidencias...) los 2 siguientes caracteres serán para albergar el número del año, los 2 siguientes el mes, los dos siguientes el día en el que se realiza el presupuesto, el siguiente para identificar si es un presupuesto elaborado por la mañana o por la tarde (M o bien T). A continuación el nombre del cliente o quizás mejor, su CIF.

Con éstos nombres, nuestra carpeta "Presupuestos 2.007" estaría llena de archivos con nombres aparentemente extraños pero muy significativos y representativos para el usuario que los utiliza.

Además, mediante las técnicas de búsqueda de archivos que tiene Windows, utilizando los caracteres comodín
("*" e "?") resultaría sencilla la búsqueda de cualquier arqueo. También, simplemente con ordenar por nombre el contenido de esa carpeta, sería sencilla la localización, en este caso, del presupuesto que quisiéramos.

Ejemplo-2: Supongamos que tenemos un documento de Word en donde diariamente registramos los datos mas importantes (a modo de formulario) de las personas que se inscriben en cierto servicio, para cierta subvención, etc...¿Con qué nombre guardaríamos el archivo de cada solicitante?. Cada solicitante puede inscribirse hasta un máximo de 3 veces, y en 3 tipos de servicio (solicitud de casa, de beca o de servicio).

Una buena técnica podría ser como la que se muestra, siendo cualquier otra válida también:

En este caso, hemos reservado la primera letra del nombre para la inicial que identifica el servicio para el que se inscribe (piso -P- beca -B- o bien servicio -S-). en las 8 siguientes posiciones el número del DNI del solicitante (si el DNI fuera de 7 dígitos antepondríamos un cero para que fueran 8). La siguiente posición, el número de orden (1, 2 o 3) de las solicitudes (1 si es la primera, 2 si es la segunda...).

 Es posible no tener ningún documento abierto, así como tener abiertos múltiples documentos a la vez.

Para no tener ningún documento abierto basta con ir cerrando, desde la opción Cerrar del Botón de Office , todos los documentos abiertos, en ese caso, el aspecto de la pantalla de Word será muy parecido a este:

Para tener varios documentos abiertos a la vez no tenemos más que ir abriéndolos uno por uno con la opción Abrir del Botón de Office o con el icono .

Nota: es posible abrir varios documentos a la vez seleccionándolos al mismo tiempo de la lista del cuadro de diálogo Abrir y pulsar el botón Abrir. (Para seleccionar varios documentos de manera simultánea mantendremos la tecla control pulsada, mientras realizamos la selección de los mismos)

Si tenemos varios documentos abiertos elegimos uno como actual en la opción Cambiar ventanas de la ficha Vista. En dicha opción nos parecerá una lista de todos los documentos que en ese momento mantiene abiertos la aplicación, para elegir uno de ellos y comenzar a trabajar con él, sólo tendremos que marcarlo haciendo clic sobre él, en ese momento quedará activado con una marca de verificación con fondo anaranjado junto al mismo.

En el caso del ejemplo hay cuatro ejercicios abiertos, el documento actual es  el ejercicio 6 lección 7.docx. Para cambiar al ejercicio1.docx bastaría con desplegar el panel de la opción Cambiar ventana,  pulsar sobre del nombre del documento que se quiere poner como actual.