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Curso de Excel 2007 para Usuarios Avanzados

Direcciones de celdas.

Como sabemos, las referencias a las celdas se realizan escribiendo sus coordenadas en las fórmulas de una forma válida (por ejemplo C23).

En muchísimas ocasiones, las fórmulas son susceptibles de ser copiadas a otras celdas, ya estén "alejadas" físicamente de la fórmula original y en otras ocasiones, la copia se desea realizar a celdas adyacentes, es decir contiguas. en cualquiera de los casos, las referencias de las fórmulas deberemos fijarlas o no según sea necesario. Estamos hablando de fijarlas con el signo $ para que esa referencia fijada y precedida por el signo $ se copie de forma absoluta (fija) y no relativa (cambiante a medida que se copia). A veces deberemos fijar la letra ($C23), en otras el número (C$23), en otras la letra y el número ($C$23) y en otras no será necesario fijar ningún término de la referencia.

La forma de trabajo, por lo tanto, consistirá en crear una fórmula inicial de tal forma que esa fórmula se pueda copiar de manera rápida y fácil al resto de celdas de nuestra hoja en donde la necesitemos. Dicho esto se establece entonces que lo esencial de una fórmula es que esta sea copiable. Si lo es, la copiaremos y habremos ahorrado horas y horas de trabajo.

Al copiar fórmulas contenidas en celdas hay que tener presente las direcciones o referencias de celda que tenemos en estas fórmulas. Las referencias pueden ser de tres tipos:

  • Relativas: Todas las referencias cambian y por lo tanto no es necesario fijar ningún término.
  • Absolutas: Todas las referencias de la fórmula son fijas y por lo tanto es necesario fijar todos los términos (este caso es poco frecuente porque para eso se inserta el valor fijo como fórmula y no una alusión a la celda en donde está ese valor fijo.
  • Mixtas: Hay mezcla y por lo tanto unos términos de la fórmula habrá que fijarlos y otros no.

 En función de ellas el resultado de copiar la fórmula no será el mismo.

NOTA: Si los conceptos de referencia absoluta, relativa y mixta, así como cuándo hay que fijar qué término o términos de las fórmulas se tienen TOTALMENTE claros, se puede avanzar al apartado siguiente de este capítulo ya que pasamos a describir ahora con todo detalle estos VITALES conceptos.



Direcciones relativas.

Las direcciones relativas son las que establecen por defecto la aplicación cuando creamos una fórmula. Son las normales. Lo veremos con unos ejemplos:

Vamos a calcular el beneficio obtenido a lo largo de los meses del año en base a los ingresos y gastos de una empresa. Creamos una tabla como la siguiente:

 

Ahora introducimos la fórmula del beneficio en la celda B4 como siempre ayudados por el ratón.

 

Ahora debemos introducir en cada una de las celdas de Beneficios (febrero, marzo,...) la fórmula para obtener el beneficio. Está claro que podemos ir celda por celda haciendo lo mismo que hemos hecho en la B4, pero, con Excel, esto sería perder el tiempo. Lo que tenemos que hacer es copiar la fórmula de la celda B4 a las celdas de la derecha. Para ello tiramos del cuadro de llenado hacia la derecha.

 

Observamos que si la celda B4 contiene la fórmula =B2-B3 la celda C4 es igual a C2-C3 y la celda D4 es igual a D2-D3, y así sucesivamente.

 

De este modo hemos copiado la fórmula original que hemos introducido en la celda B4 a las celdas de la derecha y hemos comprobado como los operadores que intervienen en las fórmulas se han movido, han cambiado, a la vez que se movían las fórmulas.

 

Gráficamente si observamos de donde procede el resultado de la fórmula B4 vemos que aparecen dos flechas indicando las dos celdas superiores. Si hacemos lo mismo con las celdas de la derecha vemos que las flechas también apuntan a las dos celdas superiores.

Conclusión: Sin tener que hacer nada especial, solamente establecer una fórmula y copiarla hemos visto como los operadores que intervienen se mueven con la fórmula, es decir que sin saberlo hemos utilizado direcciones relativas de celdas. Las fórmulas se relativizan a la nueva posición que adquieren tras el copiado. En cada mes, los beneficios operan con los ingresos y gastos correspondientes a ese mes. Pensar que si esto no ocurriera, la fórmula sería la misma =B2-B3 para todos los meses y el resultado, por lo tanto, sería el mismo para todos. Y no queremos eso.

Por lo tanto, las direcciones relativas marcan una posición variable, en relación a su posición dentro de la hoja. Al copiar una celda que contiene direcciones relativas de celdas, las direcciones de las celdas contenidas en la fórmula copiada se modifican de acuerdo a la nueva situación de la fórmula. Una dirección relativa se indica mediante el literal de la columna y el número de la fila correspondientes (A1). Las direcciones relativas son las establecidas por defecto a la hora de crear una fórmula. En el planteamiento anterior costaría el mismo tiempo haberlo hecho para 12 meses o para 100 meses.

Veamos otro ejemplo de direcciones relativas:

 

La celda A1=3 y la C3=7 y en la B5 ponemos la fórmula de la figura. Copiamos la fórmula una posición a la derecha.

 

Vemos como al copiar la fórmula hacia la derecha (para ello tiramos del llenado rápido con el puntero del ratón) las flechas marcan como los operadores que intervienen se han desplazado.
Si en lugar de copiar hacia la derecha lo hago hacia abajo vemos como ocurre lo mismo.

 

RESUMEN: Direcciones relativas, inicialmente, por defecto, son todas las que se especifican al escribir una fórmula. Son aquellas que marcan o apuntan a una posición en la hoja de modo que al copiar una fórmula que contiene direcciones relativas de celdas, estas referencias a celda, van a cambiar relativizando las referencias de celda, siendo diferente el resultado de copiar una formula, dependiendo de si se copia hacia la derecha, hacia abajo... Una dirección relativa  se indica mediante el literal de la columna y el número de la fila correspondientes, sin nada más (A1).

 

INFORMACIÓN: Una vez escrita una fórmula en una celda, para ver mediante esas flechas azules las referencias de manera gráfica, (como en las ilustraciones anteriores) lo haremos posicionándonos en la celda que contiene la fórmula y pinchando sobre la opción Rastrear precedentes , que se encuentra dentro del grupo de opciones Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas, de esta manera visualizaremos las flechas que nos permiten rastrear las celdas involucradas en las fórmulas. Para quitar las flechas acudiremos al mismo grupo de opciones, eligiendo en este caso la opción elegiremos Quitar flechas .

Direcciones relativas


 Direcciones absolutas.

Si las direcciones relativas se caracterizan por desplazarse y cambiar cuando se copia una fórmula (eso es lo que en la mayoría de las ocasiones nos suele convenir), con las absolutas ocurre lo contrario. Son referencias que aparecen en fórmulas y que al copiarlas no queremos que cambien según la nueva posición, sino que permanezcan fijas, que se comporten de forma absoluta. Lo veremos con un ejemplo:

Vamos a calcular los precios de unos productos pero aplicando el IVA. Para ello introducimos una tabla como la siguiente los precios de todos los productos de nuestro catálogo por un lado (para cada artículo su precio) y en una casilla aparte (en este caso en la B1) el porcentaje de IVA que está actualmente en vigor. Ya comentamos que es muy recomendable que cuando se vaya a utilizar un valor constante en una fórmula lo óptimo es colocar dicho valor en una celda aparte y aludir en las fórmulas a esa celda. Si algún día cambia el porcentaje de IVA solo tendremos que cambiar el contenido de la celda (en este caso B1) y todo se actualizará automáticamente.

 

Como se ve hemos puesto al comienzo de nuestra hoja en la celda B1, el valor correspondiente al IVA=16%. Ahora introducimos en la celda C5 la fórmula =B5*B1.

 

La fórmula es correcta, pero si la copiamos hacia abajo vemos como en la figura siguiente no hemos conseguido nuestro propósito ya que las referencias tanto de B5 como de B1 van cambiando...Y no deseamos eso.

 

Si analizamos la procedencia de los operadores, vemos como el operador del precio de cada producto es correcto, sin embargo el operador que apunta a la celda B1 está equivocado.

 

Por lo tanto, llegamos a la conclusión que la fórmula de la celda C5 es correcta pero no se puede copiar hacia abajo directamente como hemos copiado fórmulas hasta ahora, es decir no es copiable.
Entonces, ¿como hacerlo?

Siguiendo con este ejemplo, corregiremos el problema editando la fórmula y haciendo que la dirección que apunta al IVA (celda B1) quede fija de manera que cuando copiemos la fórmula hacia abajo dicha dirección apunte siempre a dicha celda B1 y no se mueva, no vaya cambiando.

Pues bien, para hacer esto debemos escribir en la propia fórmula, arriba en la barra de fórmulas, delante de la letra de la columna y del número de la fila el símbolo $, resultando entonces una dirección absoluta $B$1. Esto significa, que cuando la fórmula se copie, el término que venga precedido por el signo $, no va a cambiar, sino que va a permanecer fijo, estático, absoluto.

 

La fórmula resultante es ahora C5=B5*$B$1, siendo B5 una dirección relativa y $B$1 una absoluta (por llevar los signos de dólar).

Ahora se puede decir que la fórmula es copiable y por lo tanto tiramos del cuadro de llenado rápido hacia abajo.

 

Si analizamos gráficamente se ve como la fórmula al ser copiada, desplaza su dirección relativa mientras que la absoluta queda fija apuntando hacia el valor del IVA.

CONCLUSIÓN: Direcciones absolutas son aquellas que marcan una posición fija en la hoja. Al copiar una fórmula que contiene direcciones absolutas de celdas, éstas se mantienen fijas indistintamente de la posición hacia la se copie la fórmula. Una dirección absoluta se indica mediante el literal de la columna y el número de la fila correspondiente pero ambos precedidos por el símbolo $. De esta forma: $A$1.

Lo difícil, es deducir de una fórmula escrita que referencias debemos fijar con los signos de $ y cuales no. La experiencia irá dictando esas visiones, aunque daremos más adelante en este capítulo un método "infalible" para realizarlo. Antes de copiarla es preciso reflexionar sobre si es necesario fijar algo o no.

IMPORTANTE: Para establecer las distintas direcciones en las fórmulas de las celdas existen dos métodos:

  1. Se puede escribir manualmente el signo $ en la referencia de la fórmula donde sea preciso (como hemos visto).
  2. Se puede pulsar la tecla de función F4 cuando el cursor se encuentra al comienzo, en medio o al final de la referencia. Si la fórmula a modificar es =A1*C7 y queremos modificar la primera referencia, la de A1, colocaremos el cursor, por ejemplo en la barra superior de fórmulas entre la A y el 1. A medida que pulsamos la tecla F4 se va conmutando la dirección por cada uno de los cuatro posibles estados:
    1. La referencia en principio tiene forma relativa A1.
    2. Si tras posicionarnos en la referencia A1 pulsamos la tecla F4 pasa a ser absoluta $A$1.
    3. Si volvemos a pulsar F4, pasa a ser mixta con la forma A$1.
    4. Si volvemos a pulsar F4, pasa a ser mixta con la forma $A1.

    Si volviéramos a pulsar F4 vuelve a cerrar el ciclo comenzando de nuevo por la forma relativa A1...

 

Direcciones absolutas


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