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Curso de Excel 2007 para Usuarios Avanzados

Funciones de búsqueda y referencia.

En la cinta de opciones, bajo la ficha Fórmulas - Grupo Biblioteca De Formulas podemos encontrar una serie de botones que nos permiten acceder y trabajar con las funciones que incorpora el programa.

Vamos a comenzar el desarrollo por las funciones de búsqueda y referencia:

Las funciones de búsqueda y referencia son aquellas funciones que a partir de unos argumentos nos ayudan a localizar valores o datos dentro de rangos Excel.

En múltiples ocasiones disponemos de tablas con datos e informaciones (listas de precios, tablas de salarios, de impuestos, de rappels, grandes relaciones de elementos a modo de bases de datos, en las que buscar ciertos valores, mediante procedimientos que van desde los más sencillos y directos hasta otras más "rebuscados" e indirectos que nos pueden dar solución a necesidades concretas y de más difícil cálculo de no conocer estas posibilidades. Para ello, Excel dispone de una serie de herramientas y funciones que vamos a conocer y practicar mediante varios ejemplos prácticos.

NOTA:  Lo ideal de estas explicaciones y ejemplos, sería encontrar en ellos una cobertura similar y parecida que pueda ser aplicada a nuestras propias y concretas situaciones reales de trabajo.

 Las funciones que pertenecen a esta categoría son:

Vamos a explicar cada una de ellas presentando un comentario inicial de ser considerado necesario, su definición, su sintaxis, alguna nota o comentario especial sobre la sintaxis y algún ejemplo de aplicación práctica mediante el cual comprender el uso correcto de la función.
Este esquema explicativo se mantendrá a lo largo de las explicaciones de las funciones Excel.



BUSCAR.

Definición:
Devuelve un valor procedente de un rango dispuesto en fila, columna, o bien de una matriz que se corresponde con un valor buscado dentro de otro rango confrontado
La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis:
- Forma vectorial.
- Forma matricial.
La forma vectorial se utiliza para buscar un valor en un rango de valores dispuestos en columna o fila, dando como resultado el valor correspondiente en posición (en su misma posición) dentro de otro rango situado en otra columna o fila paralela o no, con el mismo número de valores. Si el valor buscado no existe en la lista de entrada a evaluar, devolverá el correspondiente al mayor valor menor que el buscado. Si el valor buscado es menor que el primero o menor de los valores de esa lista de entrada a evaluar, el resultado que devuelve la función es #N/A. La lista de entrada deberá estar ordenada ascendentemente para no generar valores de resultado no correctos.

La forma matricial busca el valor especificado en la primera fila o columna de una matriz y se devuelve un valor desde la misma posición en la última fila o columna de la matriz.

Sintásis vectorial:

=BUSCAR(valor_buscado;rango_a_evaluar;rango_confrontado_del_cual_obtener_el_valor_buscado)

Se busca el valor 6 en el primer rango y en el segundo rango el valor equivalente es el 16. Esa es la respuesta.

Ejemplo:
Dada una tabla con cuatro columnas en las que se presentan los días del mes en la primera columna, en la segunda columna la temperatura máxima de cada día, en la tercera columna la temperatura máxima y en la cuarta las horas de sol, dado un día, calcular las horas de sol que hubo ese día. Esta respuesta se puede obtener mediante la función BUSCAR (modo . También se puede obtener el mismo resultado con la función BUSCARA y también mediante el trabajo conjunto de las funciones COINCIDIR e ÍNDICE.
En la tabla presentamos solo los 10 primeros días y el día a buscar lo situamos en la celda G3 en el ejemplo:

Sintaxis matricial:

BUSCAR(valor_buscado;matriz)

Para buscar la Temperatura mínima del ejemplo anterior con el valor correspondiente a la celda G3, la función sería:

=BUSCAR(G3;A3:C12)   y el resultado sería 16. Apreciar como el rango de la matriz abarca de tal forma que la última columna sea en la que encontrar el valor deseado.



BUSCARV.

Definición:
Esta función es  muy importante en Excel. Es una forma avanzada de buscar valores en un rango de celdas ya que sustituye en muchas ocasiones a las posibilidades de trabajo de la función BUSCAR.
Busca un valor en la primera columna de una tabla (referida mediante su rango o nombre),  y devuelve el valor de la celda situada en la misma fila y en otra columna de la tabla cuyo número de columna dentro de la tabla se especifique. La tabla en la que buscar deberá tener un mínimo de 2 columnas y la primera -la columna "de ataque"- deberá estar ordenada ascendentemente por sus valores. Ejemplos de aplicación pueden ser que conocido un código de articulo deseemos saber su precio de compra (encontrándose este en la columna 12 de la tabla de artículos), dado un número de teléfono averiguar el nombre del contacto en una tabla de guía de teléfonos...
En ocasiones tendremos que anidar una función BUSCARV dentro de otra función BUSCARV con lo que los planteamientos se endurecen a la vez que se hacen más potentes.

Sintaxis:

=BUSCARV(valor_buscado;Matriz_en_la_que_buscar;nº_de_columna_en_la_que_está_el_valor_deseado;[verdadero_o_falso])

NOTA:  Siempre que en una definición o sintaxis de función cierto parámetro se especifique entre corchetes rectos [  ]  significa que ese parámetro -argumento en este caso-, es opcional (si se necesita se utiliza y si no es necesario no se pone).

Los argumentos que necesita la función son:

  1. El valor buscado: valor del dato o referencia a celda que contiene el dato con el que se desea extraer la información de la columna izquierda de la tabla en la que se quiere buscar.
  2. Matriz: rango de celdas que contienen todos los datos de la tabla (rango de la tabla). Si en la primera fila de la tabla existen unos títulos o rótulos, éstos, quedarán excluidos del rango de la tabla especificado en este segundo argumento. Si al rango le ha sido asignado previamente un nombre, se puede especificar como este argumento, dicho nombre.
  3. Indicador de columna: número de la columna, en relación a la tabla, en la que se encuentra el dato que se quiere extraer (si la tabla tiene 3 columnas son 1, 2 o bien 3). Se especifica el número, no la letra de la columna A, B, C...
  4. Ordenado (parámetro opcional pero interesante): permite especificar 'falso' o 'verdadero' para saber si el valor existe o no de forma exacta en la tabla.
    1. Falso: Si no localiza el dato buscado -por igual, es decir por el valor exacto-, muestra #N/A como error. Este parámetro se utiliza para búsquedas por igual, es decir coincidentes plenamente (que el valor buscado exista en la columna "de ataque" de la tabla -generalmente la primera-) y no exige tener la tabla ordenada por los valores de la columna por la que se desea buscar.
    2. Verdadero: Es la opción predeterminada, de no ser especificada. Si no localiza el dato buscado aporta el valor correspondiente al dato más parecido al mismo. El que corresponde al mayor valor menor.

Ejemplo:
Supongamos una tabla de artículos -es muy frecuente que los elementos de una tabla se encuentre codificados-, en la que cada elemento está identificado mediante un código, que en la tabla aparece en su primera columna. La función buscarv, buscará en una tabla de desarrollo Vertical (por eso se llama buscarV, ya que si la tabla estuviera dispuesta en horizontal, la función utilizada sería buscarH; cuya sintaxis y argumentos son los mismos).

En el siguiente ejemplo, el valor buscado es el que está en la celda que contiene el código de marca que deseamos buscar en la tabla: A5. La matriz, es el rango que abarca la tabla (sin fila de títulos), en este caso: F3:I7, y el indicador de columna es el número de columna que contiene la información buscada. Para la marca es la 2, para el precio es la 3, para el índice de nicotina será la columna 4.

Podríamos comprobar, como si en la celda en la que se introduce el código, la A5, introducimos otro código válido de la tabla, aparecen a su derecha los datos que corresponden en la tabla con ese nuevo código.

MUY IMPORTANTE:  Los valores presentados en la primera columna pueden representar, no códigos con valores exactos sino intervalos de valores.

Ejemplo-2:
Supongamos que deseamos conocer, que porcentaje de impuestos se corresponde con un nivel de ingresos determinado, de acuerdo a una tabla de impuestos, que nos proporciona Hacienda.

Como vemos en la tabla anterior (cuyo rango es A10:B21) su primera columna no contiene valores que deberán ser buscados de manera certera y exacta, sino que podríamos buscar en ella, por ejemplo, un sueldo de 725 Euros. ¿Que porcentaje le correspondería?

La tabla anterior y todas las tablas similares a esta, se interpretan para buscar en ellas de la siguiente manera:

  • Valores desde cero hasta 300 euros sin llegar exactamente a 300, o sea 299,9999, el porcentaje será de 2,25%.
  • Valores entre 300 euros y 480 euros sin llegar al 480 (mayores o iguales que 300 y menores de 480), un 2,5%.
  • Valores entre el 480 euros y 660 euros sin llegar a ser 660 (mayores o iguales que 480 y menores de 660), un 2,75%.
  • ...........
  • Valores de sueldos desde 2.100 en adelante, un 5% (en este caso, gane lo que gane por encima del 2.100 incluido llevan un 5%).

Así pues, según esta forma de trabajo el sueldo planteado de 725 euros se corresponderá con un porcentaje de impuestos de 3,00%.

Ejemplo-3:
Podemos resolver con BUSCARV el supuesto de buscar las temperaturas que estudiamos para la función BUSCAR:

MUY IMPORTANTE:  Siempre que en unas fórmulas o funciones aludamos a una matriz o rango que se corresponde con una tabla, deberemos referenciarlo de manera absoluta (con los signos $) porque la ubicación de la tabla será siempre fija tanto para buscar el sueldo de un empleado como de otro o de otro. En el ejemplo anterior el rango de la tabla deberíamos tenerlo como $A$10:$B$21. Es por este motivo por el que resulta interesante haber "bautizado" con un nombre al rango de la tabla ya que al asignar nombres a los rangos éstos quedan referenciados de forma absoluta (con $).

 

Buscarv


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