Creación de una base de datos  
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Ventana de Access y objetos de la base de datos

Creación de una base de datos

Para crear una base de datos al iniciar una sesión de Access, los pasos a seguir son:

  1. Hacer clic en Base de datos en blanco, del Panel de tareas.
  2. Aparecerá el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos.

  1. El cuadro de diálogo presentado permite establecer la ubicación exacta del archivo que se va a crear y el nombre que va a recibir, si bien Access por defecto otorga al archivo el nombre bd1.mdb y lo ubica en la carpeta Mis documentos. Localizar la carpeta a través de la lista desplegable Guardar en y establecer el nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo (no es preciso establecer la extensión ya que Access la asigna automáticamente ".mdb").
  2. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botón Crear.

Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo, se abre el Panel de tareas y hacemos clic en Base de datos en blanco.  Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos (dos sesiones Access iniciadas).

Crear una nueva base de datos

Abrir una base de datos

Para abrir una base de datos al iniciar una sesión de Access, en el panel de tareas aparece en la parte de arriba el grupo Abrir un archivo, en el aparecen los nombres de las últimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas basta hacer clic en su nombre y en caso de querer abrir otra que no aparece en dicho panel hacemos clic en Más archivos...

Si hacemos clic en Más archivos aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se encuentra el archivo, a través de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Abrir.

Si se quiere abrir una base de datos mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Abrir del menú Archivo. Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo que al abrir otra base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como ya hemos comentado anteriormente.

Información: Siempre que una base de datos .mdb se encuentre abierta, en la misma carpeta de la base de datos, se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo con el mismo nombre que la base de datos pero con extensión .ldb. Este archivo es eliminado de forma automática al ser cerrada la base de datos. Existe mientras una base de datos está en uso.

Ventana de Access

La ventana del programa que se presenta al abrir una base de datos es la que muestra la figura siguiente:

En ella se observa la presencia de dos ventanas, la ventana de la aplicación, donde se ejecuta el programa, y la ventana de la base de datos, que contiene todos los objetos de la misma (tablas, consultas, formularios, etc.).

Iremos viendo a lo largo de los próximos capítulos que además de la ventana de la base de datos es posible abrir otras ventanas que corresponderán a las vistas de los distintos objetos que contiene la base de datos con la que se está trabajando.

Ventana del programa:

La ventana del programa presenta todos los elementos típicos de cualquier ventana de Windows XP:

  • Barra de títulos: situada en la parte superior de la ventana y que contiene el nombre de la aplicación. En su esquina derecha se encuentran los botones Minimizar, Restaurar - Maximizar y Cerrar.
  • Barra de menús: situada bajo la barra de títulos. En ella están ubicados los menús, que contienen todas las opciones que presenta el programa. Basta hacer clic sobre cada uno de ellos para visualizar dichas opciones.
  • Barras de herramientas: por defecto Access solo presenta una, situada bajo la barra de menús. Desde ellas se accede de forma rápida a las órdenes más utilizadas. Es posible visualizar o desvisualizar barras de herramientas accediendo a la opción Barras de herramientas del menú Ver y seleccionando la opción Personalizar del submenú desplegado.
  • Barra de estado: situada en la parte inferior de la ventana del programa, presenta distinta información sobre el documento en el que se está trabajando.
  • Área de trabajo: zona gris bajo las barras de herramientas y que alberga la ventana de la base de datos así como las que pueden ser abiertas posteriormente.

Ventana de la base de datos:

Como se observa en la figura anterior, la ventana de la base de datos presenta los siguientes elementos:

  • Barra de títulos: en la parte superior de la ventana. Muestra el nombre de la base de datos en la que se está trabajando. En su esquina derecha se encuentran los botones Minimizar, Restaurar - Maximizar y Cerrar.
  • Barra de botones: situadas bajo la barra de títulos. Permiten crear nuevos objetos y abrir o visualizar los ya creados.
  • Panel de Objetos: situado a la izquierda. En el aparece una botonera con los diferentes objetos que puede tener una base de datos, para ir de una a otra hacemos clic en el nombre del objeto.
  • Ventana del documento: a la derecha del panel de objetos. Presenta el nombre de todos los objetos que han sido creados dentro del Objeto en el que estamos y los ayudantes para crear otros nuevos.

Objetos de la base de datos

En posteriores capítulos se van a desarrollar con detalle todos los aspectos relacionados con cada uno de los objetos que puede contener una base de datos y que aparecen en el panel principal de Access. Cada uno de ellos tiene aspectos distintos, si bien también poseen algunos elementos comunes que son los que se pasan a detallar a continuación:

  • Para crear un nuevo objeto bastará con seleccionar la solapa correspondiente al tipo de objeto que se desea crear y a continuación hacer clic en el botón Nuevo.
  • Para modificar las características de un objeto, se selecciona el mismo en la Ventana de documentos y a continuación se selecciona el botón Diseño.
  • Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, se selecciona el objeto y a continuación se hace clic en el botón Abrir (Vista previa en el caso de los informes), o hacer doble clic sobre el objeto en cuestión.

Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualización habitual (según se apreciará en posteriores capítulos).

  • Se pueden conmutar en cualquier momento la visualización que se precise, la Visualización Normal del objeto o la Vista Diseño. Se puede acceder a ambas opciones a través del menú de Ver, o bien a través de los botones de la barra de herramientas que se detallan a continuación:

Vista Diseño: para visualizar y modificar el diseño del objeto seleccionado.

Vista hoja de datos: visualización normal de tablas o consultas

Vista formulario: visualización normal de los formularios.

Vista preliminar: visualización normal de los informes.

Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentará en una ventana de documento y se podrán gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el tamaño, etc.). El menú Ventana contiene en todo momento la lista de las ventanas de los objetos abiertos.

Para poder acceder a la ventana de la base de datos, se selecciona su nombre en la lista del menú Ventana o se hace clic sobre el botón Ventana base de datos de la barra de herramientas.

Cerrar una base de datos

Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo clic sobre el botón Cerrar imagen013.gif (881 bytes) , situado en su barra de títulos o seleccionando a la opción Cerrar del menú Archivo.

Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual se ubicó la misma (la base de datos) al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos). Por tanto, al cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas, consultas, formularios, etc.) en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opción Guardar.

Salir del programa

Para salir de Access basta con cerrar la Ventana del programa, haciendo clic sobre el botón Cerrar de la barra de títulos o accediendo a la opción Salir del menú Archivo.

Si en ese momento hay una base de datos abierta, los objetos contenidos en la misma serán almacenados en el archivo correspondiente como se ha explicado en el apartado anterior.

La pantalla de Access

 


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