Curso de Access Avanzado 2007

Una clave principal es un elemento más de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo más sencillo y frecuente) o varios campos, que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca.

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

1. Acelera las consultas.
2. Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal.
3. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones.
4. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access.

Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:

Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila.

Hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo herramientas, de la ficha Diseño.

En el selector de la fila o filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado sí sin duplicados, ese puede ser el campo idóneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder que sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo como clave principal: y de no existir ningún campo como indexado sí sin duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado sí sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.

Es posible establecer ciertas propiedades para la tabla que se está creando. Para ello estando en la ventana de diseño de tabla hay que seleccionar la opción Hoja de Propiedades del grupo Mostrar u ocultar de la Ficha Diseño. Se visualiza panel en el lateral derecho de la pantalla de trabajo que contiene una ficha similar a la de propiedades del campo en la cual se presentan, entre otras, las siguientes opciones:

• Descripción: se puede introducir un texto que describa el contenido y el uso que se va a hacer de la tabla.
• Regla de validación: se puede introducir una expresión para validar los datos de una tabla en función de los datos introducidos en diferentes registros. Permite hacer referencia a diferentes campos de la tabla en la expresión. Como ocurría con las reglas de validación de campos, éstas pueden ser introducidas directamente en el cuadro de texto o a través del generador de expresiones, situado a la derecha del cuadro de texto. Ejemplos de reglas de validación para la tabla:

• Texto de validación: es el texto que se visualizará, al intentar abandonar un registro, cuando no se satisfacen las reglas de validación.

Para cerrar el panel de las propiedades de la tabla no tendremos más que hacer clic en la X del panel lateral de propiedades, o bien, hacer clic en la opción Hoja de Propiedades de la Ficha Diseño.