Curso de Access Básico 2007

Las propiedades que se establecen para los campos varían en función del tipo de dato que se va a introducir en los mismos, es decir, son unas u otras dependiendo del tipo de campo. Las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan en dos fichas, General y Búsqueda, situándose en la primera de ellas las propiedades que se pasan a detallar a continuación:

Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá contener un campo si es de tipo texto. Para cada carácter que se vaya a introducir como valor en el campo, habrá que reservar un espacio para él, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 255, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor.

Si el campo en cuestión cuyas propiedades se están definiendo es de tipo numérico al situar el cursor sobre esta opción aparecerá, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha negra. Si se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones:

• Byte: admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. número hijos, edad...). Ocupa 1 byte de espacio en el disco del ordenador.
• Entero: admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla, páginas libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco.
• Entero largo: admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas vuelo de un piloto...). Ocupa 4 bytes.
• Simple: admite valores comprendidos entre -3,4 x 10³⁸ y 3.4 x 10³⁸, permitiendo hasta siete decimales. Ocupa 4 bytes.
• Doble: admite valores comprendidos entre -1,797 x 10³⁰⁸ y 1,797 x 10³⁰⁸, permitiendo hasta quince decimales. Ocupa 8 bytes. (prácticamente cualquier número sería admitido).
• Decimal: Entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores de -10²⁸ a +10²⁸. La precisión predeterminada es 0. La escala predeterminada (número de posiciones decimales que se muestran) es 18. El valor máximo de la escala es 28.

El resto de los campos no disponen de esta propiedad. Ya que el tamaño se lo adjudica Access automáticamente y no es modificable por el usuario.

Es conveniente ajustar el tamaño de los campos al mínimo necesario, ya que hará aumentar la velocidad de ejecución y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamaño del campo más espacio de disco se requiere.

Permite establecer la forma en que se verán los datos. La presentación de números, fechas, textos y valores Sí/No en distintos formatos.

Al acceder al cuadro de texto Formato, aparecerá a la derecha del mismo el triangulito negro que indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de formato, en función del tipo de dato contenido en el campo, de que se dispone.

El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado, manteniéndose el valor original del mismo en el campo sin formato, "desnudo".

La propiedad formato, también permite al usuario, además de poder elegir entre los posibles valores disponibles para esta propiedad, teclear el formato personalizado bajo el cual el usuario desea ver el contenido de este campo, por ejemplo, de tipo numérico o bien moneda. Existen varios caracteres que se pueden utilizar para establecer un formato. Algunos ejemplos de estos caracteres son: # 0 < >...

Por ejemplo el formato: #.##0 €;-#.##0 € hará que las cantidades monetarias se presenten con puntos en los miles y millones, con dos caracteres decimales y el símbolo del Euro separado de la cifra una posición y por la derecha.

Como se aprecia en este formato, son dos partes separadas por punto y coma. La primera parte representa la forma en la que se visualizarán las cantidades monetarias positivas y la segunda parte la forma en que se visualizarán las cantidades negativas (por eso lleva un signo menos por su izquierda).

Cuando el campo es de tipo texto, introduciendo como formato el símbolo de > (mayor que) se obliga a Access a que, independientemente de como se tengan bloqueadas o no las mayúsculas en el teclado, el texto que se introduzca en el campo será presentado en letras mayúsculas.

Si el formato se establece en < (menor que) los contenidos de texto introducidos en este campo se verían convertidos a tipo de letra minúscula (solo visualmente, no almacenados).

El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del campo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al diseñar Formularios o Informes.

Si se omite esta propiedad, Access utilizará como título el nombre del campo correspondiente.

El valor que se introduce en esta propiedad, aparece en el campo al añadir un nuevo registro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayoría de los registros que van a ser introducidos. Por ejemplo, para el campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la gran mayoría de nuestros clientes son de La Rioja, podríamos establecer como valor predeterminado La Rioja. Si un cliente cuya ficha estamos introduciendo es de La Rioja, bastará con pulsar la tecla Intro (ahorro de tiempo y teclado). De no ser un cliente de La Rioja, se teclea el valor de la provincia correspondiente y ya está.

Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introducción de un dato en el campo.