Tras la creación de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creación de la tabla, o tablas, que almacenarán la información (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las películas, de los artículos...).

Esta información será la que gestionen todos los demás objetos de la base de datos (consultas, formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos (como van a estar dispuestos en la tabla, de que naturaleza o tipo va a ser cada uno, en que orden estarán colocados, etc...), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el manejo de dicha información.

Por esto, para diseñar una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto: Que información vamos a utilizar mas, que consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia, de que forma nos gustaría ver salir los datos de las tablas por impresora (informes), como desearíamos acceder a los datos por pantalla, bajo que distribución y diseño (formularios)... Esas reflexiones previas son fundamentales a la hora de planificar y diseñar los contenidos de nuestra base de datos y desde luego para el correcto y óptimo diseño de nuestras tablas, es decir de las estructuras básicas de información en cualquier sistema de gestión de bases de datos. La información no se guarda en los formularios, ni en las consultas, ni en los informes. La información se guarda en esas estructuras ordenadas llamadas TABLAS.

De todo lo anterior se deduce que un paso previo e importante antes de crear una base de datos es el ANÁLISIS de la misma con el fin de establecer la estructura más adecuada.

Conocida la gran importancia de las tablas, los pasos a seguir en la creación de una tabla son:

1. Accedemos a la Ficha Crear en la Cinta de Opciones.
2. En el grupo Tablas nos encontramos diferentes opciones a la hora de crear una tabla. Las comentamos a continuación.

• Opción "Tabla".- A través de esta opción, podremos crear una tabla directamente introduciendo datos sin definir previamente las características de los campos (como si de una hoja de cálculo se tratase). De tal forma que con esta opción se nos abrirá una tabla con un campo por defecto (el campo Id) y en la vista hoja de datos para que comencemos a introducir datos en la tabla. Si queremos agregar nuevos campos (más columnas a la tabla), no tendremos más que hacer clic en la columna "Agregar nuevo campo" e introducir la información correspondiente a ese campo para el primer registro en el que estamos posicionados.

Office 2007: Esta forma de crear una tabla en Access 2007 equivale a la forma de creación de tablas en la Vista Hoja de Datos, tal y como se denominaba anteriormente en versiones anteriores de Access.

• Plantillas de tabla.- Mediante la opción Plantillas de tabla, disponemos de una serie de tablas modelo para acomodar a la base de datos en la que estemos trabajando. Al hacer clic en Plantillas de tabla, se mostrarán diferentes modelos de tablas, pudiendo seleccionar aquél que más se adecue al diseño de tabla que queremos crear. Con la instalación de la aplicación disponemos de los siguientes modelos de tabla:

Al seleccionar una de estas tablas, se abrirá en la vista hoja de datos la misma con los campos propios de la tabla elegida para que comencemos a introducir la información correspondiente a los registros que deseamos introducir.

Office 2007: En anteriores versiones de Access disponíamos a la hora de crear una tabla de la opción Asistente para tablas, mediante la cual de forma guiada a través de un conjunto de paneles, se guiaba al usuario en la creación de una nueva tabla. Este procedimiento de creación de una nueva tabla se ha sustituido en Access 2007 por otro más sencillo e intuitivo de utilizar basado en la creación de una tabla en la vista hoja de datos. Cuando creamos una tabla utilizando la opción Tabla de la ficha crear (vista más arriba), ya hemos visto como se abre una tabla nueva en vista hoja de datos para comenzar a introducir directamente los registros, la información de la tabla. Desde esa vista podemos: A. Introducir un campo manualmente.- Haciendo clic en Agregar campo nuevo. B. Elegir un campo de una lista predefinida de campos: panel de Plantillas de campos.- Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo. Para introducir un campo utilizando este panel de plantillas de campos: En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo. Aparece el panel Plantillas de campos. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. El campo aparece en la hoja de datos. Las plantillas de campos, por tanto, son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo en la tabla.

• Diseño de tabla.- Desde esta opción podremos definir todos los campos de la tabla pormenorizadamente con todas sus características.

Es, sin duda alguna, la elección en la que el usuario tiene más control sobre la tabla que define y, por tanto, la opción que vamos a utilizar en este curso para crear las tablas de nuestras bases de datos.

3. Siguiendo con el proceso de creación de una tabla y como tercer paso, seleccionamos (como hemos destacado antes) la opción Diseño de tabla. De este modo se va a crear una tabla definiendo todos los campos así como todas las características de los mismos. Se visualizará el panel de diseño de la tabla, tal y como muestra la figura siguiente. Además se activa una ficha nueva en la Cinta de opciones: la ficha Diseño.

En la parte superior de esta ventana aparece una cuadrícula en la cual, en cada fila definiremos un campo, en la parte inferior izquierda de la misma se muestran las propiedades del campo en el que se encuentra el cursor y en la parte inferior derecha en texto de color azul una breve explicación de la propiedad que se está editando.

4. Situar el cursor bajo la columna Nombre del campo, teclear el nombre correspondiente al primer campo y a continuación pulsar la tecla Intro o Tabulador para situar el cursor en la siguiente columna. El nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud, espacios en blanco incluidos aunque se recomiendan nombres representativos, cortos, y sin espacios ni caracteres especiales. Por ejemplo: CODIGO, NOMBRE, NOM, NUMCLI (número de cliente), DESCRI, NPCON (nombre de la persona de contacto en la empresa), EDAD, SALDO...

5. Al situar el cursor en la segunda columna, Tipo de datos, se observa como aparece a la derecha de la misma un recuadro con triangulito negro para desplegar (siempre que en una casilla o panel encontremos este triangulito, desplegaremos, haciendo clic en él para ver las opciones que se proponen para ese lugar). Haciendo clic en el triangulito y seleccionando de la lista desplegable que aparece, elegiremos el tipo de dato que se almacenará en el campo que se está definiendo. Los distintos tipos de datos y en consecuencia de campos se explicarán posteriormente.

6. Establecer en la columna Descripción, un texto aclaratorio que identifique al campo. Esta descripción no es obligatoria pero puede ayudar a identificar el campo, apareciendo en la barra de estado cuando se introduzcan o modifiquen datos en dicho campo.

7. Pulsar la tecla F6 o situar el cursor sobre el cuadro inferior del panel llamado Propiedades del campo, para establecer las propiedades correspondientes al campo que se está creando. Pulsando de nuevo la tecla F6, se vuelve de nuevo a la fila correspondiente al campo que se está creando.

8. Del mismo modo establecer todos los campos de la tabla y tras ello hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de diseño, tras lo cual se mostrará el siguiente mensaje:

9. Seleccionar el botón Sí. Se accede al siguiente cuadro de diálogo en el cual indicar un nombre para la tabla:

10. Introducir el nombre que se quiera asignar a la tabla (clientes, pedidos, alumnos, películas, socios...) y hacer clic sobre el botón Aceptar. A continuación, aparece el siguiente mensaje:

En este mensaje se advierte de que no existe clave principal y se da la opción de crearla. De momento, seleccionar el botón No para terminar el proceso, más adelante se explicará en que consiste una clave principal.

Aparecerá en el panel de exploración de objetos de Access la nueva tabla creada con el nombre asignado: