Tras la creación de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creación de la tabla, o tablas, que almacenarán la información (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las películas, de los artículos...).

Esta información será la que gestionen todos los demás objetos de la base de datos (consultas, formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos (como van a estar dispuestos en la tabla, de que naturaleza o tipo va a ser cada uno, en que orden estarán colocados, etc...), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el manejo de dicha información.

Por esto, para diseñar una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto: Que información vamos a utilizar mas, que consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia, de que forma nos gustaría ver salir los datos de las tablas por impresora (informes), como desearíamos acceder a los datos por pantalla, bajo que distribución y diseño (formularios)... Esas reflexiones previas son fundamentales a la hora de planificar y diseñar los contenidos de nuestra base de datos y desde luego para el correcto y óptimo diseño de nuestras tablas, es decir de las estructuras básicas de información en cualquier sistema de gestión de bases de datos. La información no se guarda en los formularios, ni en las consultas, ni en los informes. La información se guarda en esas estructuras ordenadas llamadas TABLAS.

De todo lo anteriormente expuesto se deduce claramente que antes de ponerse manos a la obra con el programa es preciso realizar un análisis exhaustivo de la estructura de nuestra Base de Datos para, después, pasar a trabajar con la aplicación.

Para crear una tabla podemos hacerlo de dos formas diferentes en OpenOffice Base:

1. A través de lo que se denomina la vista Diseño.
2. Utilizando un asistente de creación de tablas.

Dada la gran trascendencia que tienen las tablas, para proceder a crear una tabla:

1. Hacer clic sobre el botón del lateral izquierdo de la base de datos llamado Tablas, para en primer lugar, posicionarnos en el panel de Tablas. En él veremos a medida que las vayamos creando, todas las tablas que tengamos en la base de datos actual, en la parte inferior.

2. Este cuadro presenta distintas posibilidades para crear una tabla, en el Panel de Tareas. Se puede crear de forma guiada a través del Asistente para tablas (conjunto de paneles en los que respondiendo a preguntas sencillas se guía al usuario de cara a crear una tabla). Pero también se pueden definir los campos con todas sus características, en Vista Diseño. La elección, en este caso, en la que el usuario tiene mas control sobre la tabla que define es sin duda, Vista diseño.

Para crear una tabla en la vista diseño (opción recomendada de creación de tablas):

1. Hacer clic sobre el botón del lateral izquierdo de la base de datos llamado Tablas, para en primer lugar, posicionarnos en el panel de Tablas. En él veremos a medida que las vayamos creando, todas las tablas que tengamos en la base de datos actual.
2. Seleccionamos la tarea Crear tabla en Vista Diseño.

También podemos seleccionar la opción Diseño de tabla del menú Insertar.

3. Se visualizará la ventana de diseño, tal y como muestra la figura siguiente:

4. En la parte superior de esta ventana aparece una cuadrícula en la cual, en cada fila definiremos un campo, en la parte inferior izquierda de la misma se muestran las propiedades del campo en el que se encuentra el cursor.
5. Situar el cursor bajo la columna Nombre del campo, teclear el nombre correspondiente al primer campo y a continuación pulsar la tecla Intro o Tabulador para situar el cursor en la siguiente columna. El nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud, espacios en blanco incluidos aunque se recomiendan nombres representativos, cortos, y sin espacios ni caracteres especiales. Por ejemplo: CODIGO, NOMBRE, NOM, NUMCLI (número de cliente), DESCRI, NPCON (nombre de la persona de contacto en la empresa), EDAD, SALDO...
6. Al situar el cursor en la segunda columna, Tipo de campo, se observa como aparece a la derecha de la misma un recuadro con triangulito negro para desplegar (siempre que en una casilla o panel encontremos este triangulito, desplegaremos, haciendo clic en él para ver las opciones que se proponen para ese lugar). Haciendo clic en el triangulito y seleccionando de la lista desplegable que aparece, elegiremos el tipo de dato que se almacenará en el campo que se está definiendo.

Existen múltiples tipos de campo, en función del tipo de datos que vaya a albergar (texto, número, fecha, objeto como una imagen...) Los más comunes serán:

• Texto (VARCHAR).
• Sí/No (BOOLEAN).
• Fecha (DATE)
• Hora (TIME)
• Número (NUMERIC).

7. Establecer en la columna Descripción, un texto aclaratorio que identifique al campo. Esta descripción no es obligatoria pero puede ayudar a identificar el campo, apareciendo en la barra de estado cuando se introduzcan o modifiquen datos en dicho campo.

8. Pulsar la tecla F6 o situar el cursor sobre el cuadro inferior de Propiedades del campo, para establecer las propiedades correspondientes al campo que se está creando. Pulsando de nuevo la tecla F6, se vuelve de nuevo a la fila correspondiente al campo que se está creando; si la pulsas la tecla F6 varias veces se va situando en la barra de menús, barras de herramientas, cuadro de diseño de campos y cuadro de campos de manera cíclica.

9. Del mismo modo establecer todos los campos de la tabla y tras ello hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de diseño, tras lo cual se mostrará el siguiente mensaje:

10. Seleccionar el botón Sí. Se accede al siguiente cuadro de diálogo en el cual indicar un nombre para la tabla:

11. Introducir el nombre que se quiera asignar a la tabla (clientes, pedidos, alumnos, películas, socios...) y hacer clic sobre el botón Aceptar. A continuación, aparece el siguiente mensaje:

12. En este mensaje se advierte de que no existe clave principal o llave primaria y el programa nos indica que para poder introducir información en la tabla o modificarla es necesario crear una llave primaria o un índice. Por tanto, si queremos utilizar la tabla para introducir registros en ella y modificarlos (que será lo más común) necesitaremos crear una clave principal. Más adelante explicaremos el concepto de Clave Principal y la necesidad de crearla para que lo entiendas mejor.